Vergelijking
Wie houdt het VvE-dossier bij als u tussen zelfbeheer en een beheerder moet kiezen?
Bij de keuze tussen zelfbeheer en een professionele beheerder gaat het gesprek meestal over geld en over tijd. De vraag daarachter wordt zelden gesteld: wie houdt straks het dossier bij, en wat gebeurt er met dat dossier als die persoon of dat kantoor er niet meer is. Deze vergelijking legt beide vormen naast elkaar met precies die vraag als maatstaf.
In een kleine vereniging van eigenaars valt de keuze vaak op een moment dat het al schuurt. De penningmeester verhuist, een beheercontract loopt af, of een eigenaar vraagt naar een besluit dat niemand kan terugvinden. Op zo'n moment lijkt de keuze principieel, terwijl hij in de praktijk vooral organisatorisch is.
Wat de vereniging hoe dan ook zelf blijft
Beheer uitbesteden verandert niets aan de organen van de vereniging. De vergadering van eigenaars neemt de besluiten en het bestuur voert ze uit. Een beheerder werkt in opdracht en kan die verhouding niet overnemen, hoe uitgebreid het contract ook is.
Ook een aantal verplichtingen blijft ongeacht de beheervorm bij de vereniging liggen:
- De vereniging houdt jaarlijks ten minste een vergadering van eigenaars.
- Er is een reservefonds, verplicht sinds 1 januari 2018 op grond van artikel 5:126 van het Burgerlijk Wetboek, gevuld op basis van een meerjarenonderhoudsplan of met ten minste 0,5 procent van de herbouwwaarde per jaar.
- Besluiten van de vergadering kunnen op grond van artikel 5:130 van het Burgerlijk Wetboek binnen een maand ter vernietiging aan de kantonrechter worden voorgelegd, dus moeten eigenaars binnen die termijn kunnen weten wat er is besloten.
- De Wet bestuur en toezicht rechtspersonen, in werking sinds 1 juli 2021, regelt voor verenigingen onder meer tegenstrijdig belang, de aansprakelijkheid van bestuurders en een regeling voor belet en ontstentenis.
Wie deze rij naast een beheerovereenkomst legt, ziet meteen waar de scheidslijn ligt. Een beheerder kan werk overnemen. De verantwoordelijkheid voor het besluit en voor het spoor dat het besluit achterlaat, kan hij niet overnemen.
Zelfbeheer: wat het oplevert en waar het knelt
De sterke kanten
Zelfbeheer is goedkoop in geld en kort in de lijnen. Een bestuur dat in het gebouw woont, ziet de lekkage voordat iemand hem meldt en kent de eigenaar die moeite heeft met de bijdrage. Beslissingen worden snel genomen omdat er geen tussenlaag is die eerst een offerte moet aanvragen bij een vaste partij.
Daar komt bij dat kennis van het gebouw zich opstapelt. Wie tien jaar in hetzelfde portiek woont, weet welke kozijnen eerder zijn geschilderd en waarom de vorige vergadering het dak nog niet aanpakte. Die kennis is veel waard, zolang zij ergens is opgeschreven.
De zwakke plek
En daar zit het knelpunt. Bij zelfbeheer hangt het dossier bijna altijd aan personen. De notulen staan in de mailbox van de secretaris, de facturen in een map van de penningmeester, de offertes in een gedeelde map waarvan één bestuurslid het wachtwoord kent.
Zolang dezelfde mensen blijven zitten, werkt dat. Bij een verhuizing of een aftreden verdwijnt een deel van de administratie mee, meestal zonder dat iemand het merkt. Pas een jaar later, bij een vraag over een garantietermijn of een oude betalingsregeling, blijkt wat er weg is. In het artikel over de fouten waar besturen het jaar daarna op vastlopen staat beschreven hoe zo'n gat ontstaat.
Professioneel beheer: wat u koopt en wat u niet koopt
Wat een beheerder overneemt
Een beheerkantoor neemt doorgaans de financiële administratie, de incasso van de bijdragen, de verzekeringen, het meldpunt voor storingen en de organisatie van de vergadering op zich. Dat is echt werk dat verdwijnt van de keukentafel, en voor een bestuur zonder tijd is dat de belangrijkste reden om te tekenen.
Ook de continuïteit verbetert. Een kantoor blijft bestaan als een bestuurslid verhuist, en de incasso loopt door in de zomer. Bij een doorlopende SEPA-machtiging kan een eigenaar overigens binnen acht weken zonder opgaaf van reden storneren, en bij een incasso zonder geldige machtiging geldt een termijn van dertien maanden. Dat maakt een nette machtigingsadministratie in beide beheervormen belangrijk.
Wat bij het bestuur blijft
Wat u niet koopt, is de inhoud van uw besluitvorming. De agenda blijft van het bestuur, de motivering achter een keuze blijft van de vergadering, en de vraag of het reservefonds toereikend is blijft een vraag die de eigenaars zelf moeten kunnen beantwoorden.
Er is bovendien een praktisch punt dat besturen vaak pas laat zien: het dossier staat dan in het systeem van de beheerder. Bij een overstap krijgt u wat er wordt overgedragen, in de vorm waarin het kantoor het bewaart. Wie zelf een parallel dossier bijhoudt, houdt de regie.
De twee vormen op zeven punten naast elkaar
| Punt | Zelfbeheer | Professioneel beheer |
|---|---|---|
| Kosten | Vooral tijd van eigenaars | Een vast bedrag per appartementsrecht per jaar |
| Kennis van het gebouw | Hoog, want de bestuurders wonen er | Wisselend, afhankelijk van de vaste contactpersoon |
| Continuïteit | Kwetsbaar bij verhuizing of aftreden | Beter geborgd, maar afhankelijk van het contract |
| Snelheid van handelen | Korte lijnen, direct besluit mogelijk | Vaste procedures, soms langere doorlooptijd |
| Financiële administratie | Zelf doen, inclusief incasso en aanmaningen | Uitbesteed, met periodieke rapportage |
| Waar het dossier staat | Verspreid over mailboxen en mappen | In het systeem van het kantoor |
| Wat u meeneemt bij een wissel | Wat de vertrekkende bestuurder aanlevert | Wat het contract over overdracht regelt |
De laatste twee rijen zijn de reden dat deze vergelijking zelden eindigt in een duidelijke winnaar. Beide vormen laten dezelfde zwakke plek zien, alleen op een andere plaats: het dossier is van iemand anders dan van de vereniging.
De tussenvorm die in de praktijk vaak ontstaat
Veel kleine verenigingen kiezen niet zuiver. Zij besteden de boekhouding en de incasso uit en houden de rest zelf, of ze huren alleen ondersteuning in voor de jaarvergadering. Die tussenvorm werkt goed, mits één ding vooraf is afgesproken: waar de vereniging haar eigen kopie bewaart.
Praktisch betekent dat een vaste plek waar in elk geval deze stukken staan:
- De splitsingsakte, het reglement en het huishoudelijk reglement.
- Alle notulen en besluitenlijsten, per vergaderjaar geordend en genummerd.
- Het meerjarenonderhoudsplan met de jaarschijven en de besluiten die het plan hebben gewijzigd.
- De begroting, de jaarrekening en het verslag van de kascommissie.
- Offertes, opdrachten, facturen en garantiestukken, gekoppeld aan het besluit waar zij bij horen.
- De polissen, de meterstanden en de gegevens van vaste leveranciers.
Deze lijst is geen extra werk bovenop het beheer, het is dezelfde informatie die u al ontvangt, alleen op een plek die van de vereniging is. Dat is precies wat het jaardossier van VvE Jaarplan doet: het bewaart besluiten, stukken en onderhoudspunten bij elkaar, ongeacht wie de administratie voert.
Wat er gebeurt bij een wissel
Een bestuurswissel is de beste test van uw beheervorm. Stelt u zich de situatie voor waarin de penningmeester zijn appartement verkoopt en zijn opvolger in juni aantreedt, kort voor de zomer. De nieuwe penningmeester wil weten waarom de bijdrage twee jaar geleden is verhoogd, welke bedragen aan het reservefonds zijn toegevoegd en of het schilderwerk aan de achtergevel al betaald is.
In een dossier dat aan personen hangt, kost dat weken en meestal enkele ongemakkelijke telefoontjes. In een dossier dat van de vereniging is, kost het een middag. Het verschil zit niet in de beheervorm, maar in de vraag of het spoor van besluit naar factuur ergens compleet staat. Hoe u dat spoor opbouwt, staat in de uitleg over het onderbouwen van de VvE-bijdrage in de begroting.
Vijf vragen die u stelt voordat u kiest
- Wie schrijft de notulen en de besluitenlijst, en binnen hoeveel dagen gaan die rond.
- In welk formaat krijgen wij onze eigen stukken terug als het contract eindigt.
- Wie mag welk deel van het dossier inzien, en hoe regelen wij dat voor eigenaars.
- Hoe worden facturen gekoppeld aan het besluit waarop zij berusten.
- Wat gebeurt er met het archief van de jaren voor het contract begon.
Stel deze vragen ook aan uzelf als u voor zelfbeheer kiest. De antwoorden zijn dan niet vanzelfsprekender, alleen minder vaak opgeschreven. De vervolgvragen over bewaren en inzien komen aan bod in het overzicht over het bewaren en inzien van de stukken van de vereniging.
Kosten eerlijk vergelijken
Zet bij een vergelijking niet alleen het beheerhonorarium tegenover nul euro. Reken bij zelfbeheer mee wat een boekhoudpakket, een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering en incidentele hulp bij de jaarrekening kosten. Reken bij uitbesteed beheer mee wat u apart betaalt voor werkzaamheden buiten het contract, zoals een extra vergadering of een aanbesteding.
Zet er vervolgens een post naast die zelden op papier staat: de kosten van een besluit dat niet terug te vinden is. Een offerte die opnieuw moet worden aangevraagd, een garantie die is verlopen, een discussie die een tweede vergadering vergt. Die kosten vallen in beide vormen weg zodra de administratie op orde is, en zij vallen in beide vormen op zodra dat niet zo is. De achtergrond van deze werkwijze en de manier waarop deze artikelen tot stand komen, staat op de pagina over Jimenez Julien, de auteur van deze reeks.
Conclusie: kies de beheervorm, maar houd het dossier zelf
Zelfbeheer en professioneel beheer zijn allebei verdedigbare keuzes. Zelfbeheer past bij een klein gebouw met bestuurders die tijd hebben en elkaar vertrouwen. Uitbesteden past bij een vereniging die vooral rust wil in de financiën en de incasso. Wat in geen van beide gevallen mag verschuiven, is de plek waar de vereniging haar eigen geschiedenis bewaart. VvE Jaarplan is voor die plek gemaakt: een jaardossier waarin besluit, stemverhouding, onderhoudspunt en factuur aan elkaar vastzitten, of de administratie nu op de keukentafel of op een beheerkantoor wordt gevoerd.
Wilt u weten hoe uw huidige beheervorm eruitziet zodra alle stukken op één plek staan, vraag dan een korte demonstratie aan via het contactformulier. Wij nemen een recent vergaderjaar door en laten zien welke schakels in uw dossier ontbreken.
