Hoe lang moet u de stukken van de VvE bewaren en wie mag ze inzien?

Zodra een vereniging van eigenaars haar stukken digitaal gaat bijhouden, komen er twee vragen die de rest overschaduwen: hoe lang moeten wij dit alles bewaren, en wie mag erin kijken. Hieronder staan de vragen die besturen daarover stellen, met per vraag een antwoord dat u meteen kunt toepassen. Waar de wet iets voorschrijft, staat de bepaling erbij.

De antwoorden zijn algemeen. Uw splitsingsakte, uw reglement en uw huishoudelijk reglement kunnen strengere of preciezere regels bevatten, en die gaan voor. Leg de uitkomst van die vergelijking eenmalig vast, dan hoeft u het gesprek niet elk jaar opnieuw te voeren.

Bewaren: hoe lang en wat precies

Hoe lang moeten wij de administratie bewaren?

Voor een administratie geldt een bewaarplicht van zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken is die termijn tien jaar. Omdat het bezit van een vereniging van eigenaars per definitie uit onroerende zaken bestaat, is tien jaar voor het grootste deel van uw stukken de veilige ondergrens.

Geldt die termijn ook voor notulen en besluiten?

Voor besluiten is een termijn eigenlijk het verkeerde uitgangspunt. Een besluit over een dakrenovatie is nog relevant zolang de garantie loopt, en een besluit over een wijziging van het gebruik van gemeenschappelijke ruimte blijft relevant zolang het gebouw staat. Bewaar notulen, besluitenlijsten en de splitsingsstukken daarom permanent en laat de wettelijke termijnen gelden voor de financiële administratie eromheen.

Praktisch is dat geen zware last: tekstbestanden nemen weinig ruimte in en de winst is groot. Welke velden een besluit moet bevatten om na jaren nog leesbaar te zijn, staat in de checklist over een besluitenlijst die een jaar later nog klopt.

Mogen wij papieren stukken vernietigen nadat wij ze hebben gescand?

In beginsel wel, mits de scan volledig, leesbaar en toegankelijk blijft gedurende de hele bewaartermijn. Wees terughoudend met originelen waarvan de vorm ertoe doet: de splitsingsakte, notariële stukken, garantiebewijzen en originele polissen houdt u ook op papier. Voor de rest is een goed geordend digitaal archief bruikbaarder dan een doos op zolder.

Wat doen wij met stukken van voor onze bestuursperiode?

Neem ze op, ook als ze rommelig zijn. Een half archief is lastiger dan een volledig archief met gaten, omdat niemand weet welke jaren ontbreken. Maak per ontbrekend jaar een korte notitie met wat er wel en niet is, en wie het laatst over die stukken beschikte. Die notitie is over vijf jaar goud waard.

Inzage: wie mag wat zien

Heeft elke eigenaar recht op alle stukken?

Eigenaars hebben recht op de informatie die zij nodig hebben om hun rol in de vereniging te vervullen: de vergaderstukken, de notulen en besluitenlijsten, de jaarrekening, de begroting en het meerjarenonderhoudsplan. Dat volgt uit de aard van hun lidmaatschap en uit uw eigen reglement.

Er is ook een termijn die dit dringend maakt. Een besluit van de vergadering kan op grond van artikel 5:130 van het Burgerlijk Wetboek binnen een maand ter vernietiging aan de kantonrechter worden voorgelegd. Eigenaars die binnen die maand niet weten wat er is besloten, kunnen hun recht niet gebruiken.

Mag een huurder de stukken inzien?

Een huurder is geen lid van de vereniging en heeft daarom geen recht op het dossier. Wel heeft hij belang bij wat hem raakt, zoals werkzaamheden aan het gebouw of huisregels over de gemeenschappelijke ruimte. Geef die informatie via de verhurende eigenaar door, of stuur een aparte bewonersbrief zonder financiële gegevens van derden.

Wat geven wij aan een koper of een makelaar?

Bij een verkoop wordt vrijwel altijd om dezelfde set gevraagd: de laatste notulen, de jaarrekening, de begroting, het saldo van het reservefonds, het meerjarenonderhoudsplan en de polisgegevens. Maak daar een vaste bundel van. Controleer bij die gelegenheid ook of het energielabel nog geldig is; een energielabel is tien jaar geldig en is verplicht bij verkoop, verhuur en oplevering.

Mag een eigenaar zien wie een betalingsachterstand heeft?

Wees hier terughoudend. De vergadering heeft belang bij het totaalbedrag aan achterstanden en bij het beleid daarover, niet bij namen. Bespreek bedragen op geaggregeerd niveau en houd de individuele dossiers bij het bestuur, tenzij een besluit over een specifieke incassomaatregel het onvermijdelijk maakt. Noteer in dat geval wat er besloten is, niet waarom iemand niet kon betalen.

Persoonsgegevens en de AVG

Valt onze VvE onder de AVG?

Ja. De Algemene verordening gegevensbescherming is van toepassing sinds 25 mei 2018 en wordt in Nederland aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. De toezichthouder is de Autoriteit Persoonsgegevens. Een vereniging die namen, adressen, e-mailadressen, bankgegevens en betalingsgeschiedenis van eigenaars verwerkt, valt daar gewoon onder.

Moeten wij een verwerkingsregister bijhouden?

Het verwerkingsregister staat in artikel 30 van de AVG. De uitzondering voor organisaties met minder dan 250 medewerkers vervalt zodra de verwerking niet incidenteel is, een risico voor betrokkenen inhoudt of bijzondere persoonsgegevens betreft. Omdat de ledenadministratie en de incasso structureel zijn, geldt de plicht in de praktijk bijna altijd. Eén overzichtelijk document met de verwerkingen, de doelen, de bewaartermijnen en de ontvangers volstaat.

Wat als een eigenaar zijn gegevens wil laten wissen?

Betrokkenen hebben recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, dataportabiliteit en bezwaar. Een verzoek moet binnen een maand worden beantwoord, met een verlenging van maximaal twee maanden. Wissen kan echter botsen met uw bewaarplicht en met het belang van de vereniging: een besluit waarbij iemand betrokken was, verdwijnt niet omdat hij dat vraagt. Antwoord dus altijd, en leg uit welk deel u wel en niet kunt verwijderen.

Wat doen wij bij een datalek?

Een datalek moet binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens worden gemeld, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert. Alle datalekken moeten intern worden geregistreerd, ook de gemelde en de niet-gemelde. De maximale boete onder de AVG bedraagt 20 miljoen euro of 4 procent van de wereldwijde jaaromzet, afhankelijk van welk bedrag hoger is.

Voor een kleine vereniging is het meest voorkomende lek eenvoudig: een ledenlijst als bijlage in een groepsmail met alle adressen zichtbaar. Spreek daarom af dat bijlagen met persoonsgegevens niet per e-mail rondgaan maar in het dossier staan, met toegang per rol.

Hebben wij een verwerkersovereenkomst nodig?

Zodra een externe partij persoonsgegevens voor u verwerkt, zoals een beheerkantoor, een boekhouder of een softwareleverancier, sluit u een verwerkersovereenkomst op grond van artikel 28 van de AVG. Daarin staat wat de partij met de gegevens mag doen, hoe die zijn beveiligd en wat er bij beëindiging met de gegevens gebeurt.

Overdracht en eigendom van het dossier

Van wie is het dossier eigenlijk?

Van de vereniging. Niet van de secretaris die de notulen typt, niet van de penningmeester met de bankrekening en niet van het beheerkantoor waar de administratie draait. Die stelregel klinkt vanzelfsprekend, maar hij wordt pas concreet als u kunt aanwijzen waar de kopie van de vereniging staat.

Wat vragen wij op als een beheercontract eindigt?

Regel dit bij het aangaan van het contract en niet bij de opzegging. Spreek af dat u bij beëindiging de volledige administratie in een gangbaar bestandsformaat ontvangt, inclusief notulen, besluitenlijsten, jaarrekeningen, het onderhoudsplan, contracten en de ledenadministratie. Wat u verder tegen elkaar afweegt bij die keuze, staat in de vergelijking over zelfbeheer tegenover een professionele beheerder.

Hoe dragen wij over bij een bestuurswissel?

Maak een korte overdrachtslijst met vier onderdelen: waar het dossier staat en wie toegang heeft, welke besluiten nog openstaan, welke contracten lopen en met welke termijnen, en welke afspraken met eigenaars nog niet zijn afgerond. Loop die lijst samen door en teken hem af. Een bestuurswissel zonder overdrachtslijst is de meest voorkomende reden dat een archief een gat krijgt, zoals ook blijkt uit de fouten waar besturen het jaar daarna op vastlopen.

Digitaal bewaren in de praktijk

Een digitaal archief werkt alleen als het voorspelbaar is. Vier afspraken maken het verschil:

1. Eén vaste mappenstructuur per vergaderjaar, met dezelfde onderdelen in dezelfde volgorde.
2. Bestandsnamen die beginnen met de datum in jaar-maand-dag, gevolgd door het soort stuk en het besluitnummer.
3. Documenten in een formaat dat over tien jaar nog te openen is, en scans als doorzoekbare bestanden.
4. Een back-up buiten het apparaat van één bestuurslid, met een tweede persoon die erbij kan.

Wie deze vier afspraken toepast op een gedeelde map, komt al ver. Het verschil met een dossier dat daarvoor is gemaakt, zit in de verbanden: in het jaardossier van VvE Jaarplan hangt elk besluit aan het agendapunt, de stukken, de onderhoudspost en de latere facturen, en bepaalt u per onderdeel wie meeleest. Over de manier waarop deze artikelen worden geschreven en welke uitgangspunten daarbij gelden, leest u meer bij Jimenez Julien, de auteur van deze reeks.

Twee vragen die geen dossiervragen zijn

Tot slot twee vragen die vaak in hetzelfde gesprek langskomen, met een kort antwoord. De eerste: mag het bestuur zelf beslissen wat er niet in het dossier komt? Nee, niet naar eigen inzicht. Wat de vergadering heeft besloten en wat de vereniging financieel raakt, hoort erin, ook als het ongemakkelijk ligt.

De tweede: kunnen wij het dossier gebruiken als bewijs in een geschil? Het dossier is geen juridisch oordeel, maar het is wel de vindplaats van de feiten waar zo'n oordeel op rust: het besluit, de stemverhouding, de datum en het onderliggende stuk. Wie een geschil verwacht, schakelt een jurist in en levert die feiten compleet aan.

Conclusie: bewaar ruim, deel gericht

De twee vuistregels uit dit overzicht zijn eenvoudig. Bewaar ruimer dan de wettelijke minimumtermijnen van zeven en tien jaar, want besluiten over een gebouw leven langer dan facturen. En deel gericht: eigenaars krijgen wat zij nodig hebben om mee te beslissen, persoonlijke gegevens blijven bij het bestuur, en externe partijen werken op basis van een verwerkersovereenkomst. VvE Jaarplan is daarop gebouwd, met een dossier dat van de vereniging is en toegang per rol.

Wilt u uw eigen archief langs deze vragen leggen, vraag dan een korte demonstratie aan via het contactformulier. Wij kijken samen naar uw bewaartermijnen, uw toegangsafspraken en de gaten die een bestuurswissel heeft achtergelaten.