Privacyverklaring van VvE Jaarplan

Wie verwerkingsverantwoordelijke is

Verwerkingsverantwoordelijke voor deze site is MLJ, uitgever van VvE Jaarplan. De volledige bedrijfsgegevens staan in het colofon. Vragen over privacy gaan naar jimenezjulien42@gmail.com. Er is geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; uw bericht komt rechtstreeks bij de directeur van de publicatie terecht.

Gegevens uit het contactformulier

Op de homepage staat een formulier waarmee u een demonstratie aanvraagt. Daarbij verwerken wij uitsluitend wat u zelf invult:

• uw naam;
• uw e-mailadres;
• de naam van uw vereniging, bedrijf of organisatie, als u die invult;
• het onderwerp dat u kiest, bijvoorbeeld een van de pakketten Portiek, Blok of Complex;
• de omschrijving van uw situatie in het tekstveld.

Wij vragen niet naar gegevens die u niet nodig heeft om ons uw vraag voor te leggen. Zet in het tekstveld daarom geen namen van individuele eigenaars, geen gegevens over betalingsachterstanden en geen stukken over een lopend geschil. Een omschrijving als het aantal appartementsrechten, het bouwjaar en de vraag of u met een beheerder werkt is genoeg om uw situatie te begrijpen. Bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG hebben wij nooit nodig.

Bij de verzending legt de formulierafhandeling technische gegevens vast die nodig zijn om spam tegen te gaan, zoals het tijdstip van verzending. Het verborgen veld in het formulier dient alleen om geautomatiseerde inzendingen te herkennen.

Gegevens in het jaardossier van uw vereniging

Zodra een vereniging met VvE Jaarplan gaat werken, komen er gegevens in het dossier te staan die bij het bestuurswerk horen: namen van eigenaars en bestuursleden, het appartementsrecht waar iemand aan verbonden is, presentielijsten, volmachten, stemverhoudingen, besluiten, vergaderstukken, offertes en facturen. Die gegevens zijn van de vereniging.

Voor die verwerking is de vereniging van eigenaars zelf verwerkingsverantwoordelijke en treedt MLJ op als verwerker. Wij leggen dat vast in een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG voorschrijft, waarin staat dat wij de gegevens alleen verwerken in opdracht van de vereniging, dat wij ze niet voor eigen doeleinden gebruiken en dat wij ze bij het einde van de overeenkomst teruggeven of verwijderen. Wij verkopen niets door, wij gebruiken de inhoud van uw stukken niet voor reclame en wij lezen niet mee, behalve wanneer u ons uitdrukkelijk om ondersteuning vraagt bij een concreet probleem.

Een bestuur bepaalt zelf wie welk onderdeel van het dossier ziet. Dat is niet alleen een instelling maar ook een privacymaatregel: een presentielijst of een volmacht hoeft niet voor alle eigenaars zichtbaar te zijn, terwijl een besluitenlijst dat juist wel moet zijn. Hoe wij daar in de praktijk mee omgaan, staat beschreven in het artikel over het bewaren en inzien van de stukken van de VvE.

Grondslagen

Voor het beantwoorden van uw aanvraag baseren wij ons op uw verzoek om voorafgaand aan een mogelijke overeenkomst stappen te zetten, en op ons gerechtvaardigd belang om zakelijke vragen te kunnen beantwoorden en onze dienst uit te leggen. Voor de verwerking van gegevens in het jaardossier is de overeenkomst met de vereniging de grondslag, aangevuld met de verplichtingen die op de vereniging zelf rusten.

Bewaartermijnen

Berichten uit het contactformulier bewaren wij zo lang als nodig is om uw vraag af te handelen en om de contactgeschiedenis te kunnen terugzien, en daarna niet langer dan twee jaar na het laatste contact. Leidt uw aanvraag tot een overeenkomst, dan bewaren wij de gegevens die bij de administratie horen zolang de wettelijke bewaarplicht loopt: voor de administratie geldt een bewaarplicht van 7 jaar, en voor gegevens over onroerende zaken 10 jaar.

Gegevens in het jaardossier bewaart de vereniging zelf, zolang zij die nodig heeft. Notulen, besluiten en stukken over het gebouw hebben vaak een lange waarde: een besluit uit een eerder jaar bepaalt hoe een onderhoudspost nu wordt uitgelegd. Zegt een vereniging op, dan kan zij haar dossier uitvoeren; daarna verwijderen wij het binnen de termijn die in de verwerkersovereenkomst staat.

Ontvangers en doorgifte

De site en de formulierafhandeling draaien bij Netlify, die daarbij optreedt als verwerker. Verder geven wij uw gegevens niet aan derden, tenzij een wettelijke verplichting ons daartoe dwingt. Wij verkopen geen gegevens en wij gebruiken uw adres niet voor nieuwsbrieven waar u niet om heeft gevraagd.

De gegevens van het jaardossier staan op servers binnen de Europese Unie. Is een doorgifte naar een land buiten de Europese Economische Ruimte onvermijdelijk, dan gebeurt dat alleen met de waarborgen die de AVG daarvoor voorschrijft.

Beveiliging en datalekken

Het verkeer met de site verloopt versleuteld. De toegang tot het dossier is per gebruiker geregeld en wij houden bij welke wijziging door wie is gedaan, zodat een bestuur kan nagaan wanneer een besluit of een document is aangepast. Ontstaat er ondanks alles een datalek, dan melden wij dat binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert. Elk datalek wordt intern geregistreerd, ook als melding achterwege blijft.

Uw rechten

U heeft recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, dataportabiliteit en bezwaar. Een verzoek stuurt u naar jimenezjulien42@gmail.com. Wij beantwoorden het binnen een maand; is uw verzoek ingewikkeld, dan kunnen wij die termijn met maximaal twee maanden verlengen en laten wij u dat binnen de eerste maand weten.

Gaat uw verzoek over gegevens in het dossier van een vereniging, dan sturen wij u door naar het bestuur van die vereniging. Zij is voor dat dossier verwerkingsverantwoordelijke en beslist over uw verzoek; wij ondersteunen het bestuur bij de uitvoering ervan.

Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Bent u het niet eens met de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Wij zoeken het na en komen erop terug. U heeft daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder.

Deze verklaring hoort bij het jaardossier van VvE Jaarplan. Wijzigt de dienst of de manier waarop wij gegevens verwerken, dan passen wij deze tekst aan en veranderen wij de datum bovenaan. Voor de cookies die deze site gebruikt, verwijzen wij naar het cookiebeleid.