Veelgemaakte fouten
Waarom lopen besturen het jaar daarna vast op de notulen van de vorige vergadering?
Notulen worden geschreven op een avond waarop iedereen nog weet waar het over gaat. Ze worden gelezen op een moment dat niemand dat nog weet, vaak door een bestuurslid dat er niet bij was. In die kloof zitten de fouten waar besturen een jaar later op vastlopen, en ze zijn bijna allemaal te voorkomen met een andere schrijfgewoonte.
De secretaris van een kleine vereniging van eigenaars is geen notulist van beroep. Hij woont in het gebouw, kent de mensen aan tafel en schrijft op wat hem de kern lijkt. Dat gaat goed zolang de vereniging het eens is. Zodra er geld of overlast in het spel komt, blijkt het verslag de enige plek te zijn waar de afspraak nog staat, en dan telt elk woord.
Wat notulen moeten kunnen dragen
Een verslag heeft drie taken tegelijk. Het geeft weer wat er is besproken, het legt vast wat er is besloten en het vormt het bewijsstuk als iemand het besluit betwist. Die derde taak wordt het vaakst vergeten en is juist de reden dat de wet aan verslaglegging waarde hecht.
Een besluit van de vergadering van eigenaars kan namelijk op grond van artikel 5:130 van het Burgerlijk Wetboek binnen een maand ter vernietiging aan de kantonrechter worden voorgelegd. Wat er in die maand aan papier ligt, bepaalt hoe een geschil verloopt. En omdat de vereniging jaarlijks ten minste één vergadering van eigenaars houdt, is een verslag dat niet deugt vaak een heel jaar lang de enige bron.
Fouten bij het schrijven
Het besluit staat verstopt in het verslag van de discussie
De klassieke fout: drie alinea's over de standpunten, en ergens in de laatste zin staat dat de vergadering akkoord ging. Wie het jaar erna zoekt naar de afspraak, moet de hele passage lezen en interpreteren. Zet het besluit apart, in een eigen regel, met een nummer.
Het onderwerp is niet begrensd
"De vergadering gaat akkoord met het schilderwerk" laat open of het om de kozijnen ging, om de deuren, om het houtwerk aan de achterzijde of om alles bij elkaar. De aannemer leest het ruim, de eigenaar die de rekening ziet leest het smal, en beiden hebben gelijk op grond van dezelfde zin.
Bedragen zonder dekking
Een bedrag in het verslag zonder vermelding waaruit het wordt betaald, levert bij de jaarrekening steevast vragen op. Ging dit uit de exploitatie of uit het reservefonds dat sinds 1 januari 2018 verplicht is op grond van artikel 5:126 van het Burgerlijk Wetboek? Het antwoord hoort in dezelfde regel te staan als het bedrag.
Voorwaarden die in de mondelinge toelichting bleven hangen
Op de avond zelf zegt iemand: akkoord, mits de steiger niet in de zomervakantie staat. Dat "mits" haalt het verslag zelden. Een half jaar later staat de steiger er in juli en heeft niemand ongelijk, want de voorwaarde is nergens vastgelegd. Schrijf voorwaarden op als onderdeel van het besluit, niet als sfeerbeeld.
Fouten rond de uitslag
Alleen "aangenomen" zonder cijfers
Zonder stemmen voor, tegen en onthoudingen is niet na te rekenen of de vereiste meerderheid is gehaald. Bij een gewoon besluit valt daar nog mee te leven, bij een zwaar besluit is het een gat in de onderbouwing. Welke gegevens u minimaal noteert, staat in het stappenplan over het vastleggen van stemmen en volmachten.
Tellen in koppen in plaats van in stemgewicht
Het stemgewicht per appartementsrecht verschilt in vrijwel elke vereniging. Een verslag dat spreekt over "zes voor en twee tegen" zegt daarom weinig over de uitslag. Noteer de stemmen zoals ze in de akte zijn verdeeld.
Het aanwezige stemgewicht ontbreekt
Zonder dat totaal is niet vast te stellen of het quorum werd gehaald en of de volmachten zijn meegeteld. Het is één getal aan het begin van het verslag en het bespaart later een discussie die niemand kan winnen.
Fouten bij het vaststellen
Het verslag gaat pas maanden later rond
Wie het verslag pas kort voor de volgende vergadering verstuurt, vraagt eigenaars om zich elf maanden terug te herinneren. Bovendien loopt de termijn waarbinnen een besluit kan worden aangevochten allang, terwijl niemand precies weet wat er is besloten. Verstuur binnen enkele dagen een besluitenlijst en laat het uitgebreide verslag daarop volgen.
Correcties verdwijnen in een tweede versie
Een eigenaar mailt een correctie, de secretaris past het bestand aan en stuurt het opnieuw rond. Twee weken later zijn er drie versies in omloop en weet niemand welke de vastgestelde is. Werk met versies die een datum en een status dragen, en bewaar alleen de vastgestelde versie als het officiële stuk.
De vaststelling zelf wordt niet genoteerd
Notulen worden in de volgende vergadering vastgesteld, soms met wijzigingen. Als dat moment niet wordt vastgelegd, blijft onduidelijk welke tekst nu geldt. Noteer bij het eerste agendapunt dat de notulen van de vorige vergadering zijn vastgesteld, met of zonder wijziging, en welke wijziging dat was.
Fouten bij het bewaren
Bijlagen raken los van het verslag
Het besluit verwijst naar "de offerte", maar de offerte zit in de mailbox van een bestuurslid dat inmiddels is verhuisd. Het verslag blijft over als een verwijzing naar iets wat niemand meer kan vinden. Bewaar het stuk waarnaar het besluit verwijst bij dat besluit, met leverancier en datum in de tekst.
| Wat er vaak staat | Wat u het jaar erna nodig heeft |
|---|---|
| Akkoord met het onderhoud aan de gevel | Welk bouwdeel, welke zijde, welke verdiepingen |
| Het voorstel is aangenomen | Stemmen voor, tegen, onthoudingen en het aanwezige stemgewicht |
| Conform de offerte | Naam van de leverancier, datum en bedrag van de offerte |
| Het bestuur pakt dit op | Welk bestuurslid en voor welke datum |
| Wordt volgend jaar besproken | Een openstaand punt met een omschrijving voor de agenda |
Het archief verhuist mee met de secretaris
Een verslag dat op een privelaptop staat, is bij de eerste bestuurswissel weg. Toch is de bewaartermijn lang: voor een administratie geldt zeven jaar, en voor gegevens over onroerende zaken tien jaar. Voor besluiten over gemeenschappelijke gedeelten is dat een ondergrens, want een besluit over een dakrenovatie speelt nog een rol als de garantie afloopt.
Te veel persoonlijke informatie in het verslag
Verslagen bevatten soms details over een betalingsachterstand, een burenruzie of de gezondheid van een bewoner. Dat zijn persoonsgegevens, en de Algemene verordening gegevensbescherming is ook op een kleine vereniging van toepassing. Bovendien heeft een betrokkene recht op inzage, en zo'n verzoek moet binnen een maand worden beantwoord, met een verlenging van maximaal twee maanden. Noteer het besluit en laat de aanleiding weg wanneer die niet nodig is.
Fouten die pas bij de bestuurswissel zichtbaar worden
- Afkortingen en bijnamen voor gebouwdelen die alleen het zittende bestuur kent.
- Openstaande punten die nergens gebundeld staan, waardoor de nieuwe secretaris de agenda vanuit het niets opbouwt.
- Machtigingen aan het bestuur die niet zijn opgeschreven, zodat onduidelijk is wie mocht tekenen.
- Aantekeningen over tegenstrijdig belang die ontbreken, terwijl de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen dat onderwerp sinds 1 juli 2021 uitdrukkelijk regelt.
- Een verslagreeks met gaten, waardoor de geschiedenis van een terugkerend probleem niet meer te volgen is.
De gewoonte die de meeste fouten tegelijk oplost
Scheid het verhaal van de afspraak. Schrijf het verloop van de avond in het verslag en de uitkomsten in een aparte besluitenlijst met genummerde regels. De twaalf punten waaraan zo'n lijst voldoet, staan in het artikel over een besluitenlijst die een jaar later nog klopt.
Laat die lijst vervolgens niet los rondzwerven. In het vergaderdossier van VvE Jaarplan hangt elk besluit aan het agendapunt, de offerte, de stemuitslag en de latere factuur, zodat de herkomst van een afspraak zichtbaar blijft ook als het bestuur wisselt. Wat u daarbij bewaart en wie het mag inzien, komt aan bod in de vragen over het bewaren en inzien van de stukken van de vereniging. De achtergrond van deze manier van werken beschrijft Jimenez Julien, die deze artikelen schrijft.
Conclusie: schrijf het verslag voor wie er niet bij was
Besturen lopen niet vast op slechte notulen maar op notulen die zijn geschreven voor mensen die het al wisten. Begrens het onderwerp, noteer bedrag en dekking, tel in stemgewicht, leg de vaststelling vast, houd bijlagen bij het besluit en beperk persoonlijke details. VvE Jaarplan legt die velden per besluit vast en bewaart ze op een plek die van de vereniging is en niet van een bestuurslid.
Wilt u uw laatste verslag langs deze fouten leggen, vraag dan een demonstratie aan via het contactformulier. Wij laten zien welke regels overeind blijven en welke om een aanvulling vragen.
