Wetgeving en regels
Wat schrijft de wet voor over het reservefonds en het meerjarenonderhoudsplan van uw VvE?
Sinds 1 januari 2018 moet elke vereniging van eigenaars een reservefonds hebben. De wet laat u daarbij twee wegen: vullen volgens een meerjarenonderhoudsplan, of vullen met een vast percentage van de herbouwwaarde. Welke weg u kiest, is zelf een besluit van de vergadering, en dat besluit hoort net zo goed vindbaar te zijn als de bedragen die eruit volgen.
De verplichting staat in artikel 5:126 van het Burgerlijk Wetboek. De tekst is kort, maar de gevolgen lopen door de hele administratie van de vereniging heen: door de begroting, door de hoogte van de maandelijkse bijdrage, door de jaarrekening en door elke offerte die het bestuur laat maken.
Dit artikel zet op een rij wat er precies verplicht is, welke keuze u daarbinnen heeft, en hoe u die keuze zo vastlegt dat een volgend bestuur er over vijf jaar nog mee vooruit kan.
Wat artikel 5:126 BW verplicht stelt
De kern is eenvoudig. De vereniging houdt een reservefonds aan voor het onderhoud en het herstel van de gemeenschappelijke gedeelten en zaken. Dat fonds is er niet voor de dagelijkse kosten zoals schoonmaak, verzekering of energie voor het trappenhuis, maar voor de grote posten die eens in de zoveel jaar terugkomen.
Voor de vulling van dat fonds noemt de wet sinds 1 januari 2018 twee mogelijkheden. De eerste is een jaarlijkse dotatie op basis van een meerjarenonderhoudsplan. De tweede is een jaarlijkse dotatie van ten minste 0,5 procent van de herbouwwaarde van het gebouw. Beide zijn toegestaan, maar ze leveren zelden hetzelfde bedrag op.
De keuze is een besluit, geen aanname
In de praktijk zien wij besturen die wel storten maar nooit hebben vastgelegd waarom juist dat bedrag. Dat is lastig uit te leggen op het moment dat een eigenaar vraagt waarom de bijdrage omhoog moet. Leg daarom vast welke van de twee grondslagen uw vereniging gebruikt, sinds welk boekjaar, en op grond van welk vergaderbesluit.
Neem in dat besluit ook op wanneer u de grondslag opnieuw beoordeelt. Een onderhoudsplan veroudert, en een herbouwwaarde uit een oude polis is geen actueel getal. Hoe u een besluit zo formuleert dat het later nog leesbaar is, staat uitgewerkt in het artikel over een besluitenlijst die een jaar later nog klopt.
Wat een meerjarenonderhoudsplan moet kunnen dragen
Als u de eerste route kiest, wordt het meerjarenonderhoudsplan het fundament onder de bijdrage. Het plan moet dan meer zijn dan een lijst met jaartallen en bedragen. Het moet uitleggen waar die bedragen vandaan komen, want daar gaat de vergadering over stemmen.
De onderdelen van een bruikbare jaarschijf
- Het bouwdeel, zo concreet mogelijk benoemd: niet "gevel" maar "houten kozijnen achterzijde, tweede en derde verdieping".
- De maatregel: vervangen, schilderen, reinigen, inspecteren of vervangen van een onderdeel.
- Het jaar waarin de maatregel valt, met de cyclus die eronder ligt.
- Het bedrag, met de prijspeildatum erbij, zodat zichtbaar is hoe oud het getal is.
- De herkomst van het bedrag: een inspectierapport, een offerte, een kengetal of een eerdere factuur.
Die laatste regel is de belangrijkste en tegelijk de regel die het vaakst ontbreekt. Een bedrag zonder herkomst is in een vergadering niet te verdedigen, en over vijf jaar helemaal niet meer. Reken bovendien met bedragen inclusief btw als uw vereniging de btw niet kan verrekenen; het algemene btw-tarief is 21 procent en dat verschil is op een gevelrenovatie geen detail.
Van jaarschijf naar dotatie
De dotatie volgt uit het plan, niet andersom. U telt de bedragen van de komende jaren op, u kijkt naar de stand van het fonds, en u verdeelt het verschil over de jaren die u wilt overbruggen. Hoe u die rekensom vertaalt naar een maandbedrag per appartementsrecht en hoe u dat uitlegt op de vergadering, staat in het artikel over de VvE-bijdrage onderbouwen in de begroting.
De 0,5 procent van de herbouwwaarde als alternatief
De tweede route vraagt geen onderhoudsplan. U stort jaarlijks ten minste 0,5 procent van de herbouwwaarde van het gebouw in het fonds. Dat is administratief eenvoudig en voor kleine verenigingen zonder recent inspectierapport soms de enige haalbare start.
Er zitten twee kanttekeningen aan. De eerste is dat het een minimum is en geen norm: een gebouw met achterstallig onderhoud of met dure gevelonderdelen kan meer nodig hebben dan dit percentage oplevert. De tweede is dat u zonder plan niet weet wanneer het geld nodig is, alleen dat het er komt.
| Aspect | Vulling volgens onderhoudsplan | Vulling met 0,5 procent van de herbouwwaarde |
|---|---|---|
| Wat u vooraf nodig heeft | Een actueel plan met bedragen en herkomst | Een actuele herbouwwaarde |
| Uitlegbaarheid op de vergadering | Hoog, elk bedrag heeft een bron | Beperkt, het percentage verklaart geen enkele post |
| Aansluiting op de werkelijke planning | Direct, per jaarschijf | Geen, het bedrag staat los van de agenda |
| Onderhoudslast van de methode | Het plan moet periodiek worden geactualiseerd | De herbouwwaarde moet actueel blijven |
| Risico bij groot onderhoud | Zichtbaar en vroeg bespreekbaar | Komt pas in beeld als de offerte er ligt |
Veel verenigingen beginnen met het percentage en stappen na de eerste bouwkundige opname over op een plan. Leg dat overstapmoment vast als besluit, inclusief het boekjaar waarin de nieuwe grondslag ingaat. Anders ontstaat er een jaar waarover niemand nog weet welke methode gold.
Wat er verder aan het onderhoud vastzit
Het reservefonds staat niet op zichzelf. Rond de gemeenschappelijke gedeelten lopen nog een paar verplichtingen waar een bestuur rekening mee moet houden, en die allemaal in hetzelfde dossier thuishoren.
Bouwen en verbouwen
De Omgevingswet is op 1 januari 2024 in werking getreden. Op diezelfde datum ging de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen gelden voor nieuwbouw in gevolgklasse 1, en sinds 1 juli 2025 ook voor verbouwactiviteiten in gevolgklasse 1. Laat uw vereniging zo'n verbouwing uitvoeren, dan toetst een onafhankelijke kwaliteitsborger en gebeurt de gereedmelding bij het bevoegd gezag uiterlijk twee weken voor ingebruikname.
Bewaar bij zulke werken ook de afspraken over meerwerk. Artikel 7:755 BW bepaalt dat een aannemer alleen een prijsverhoging kan vorderen als hij de opdrachtgever tijdig op de noodzaak daarvan heeft gewezen, tenzij die de noodzaak zelf had moeten begrijpen. Een e-mail waarin dat gebeurt, is een dossierstuk.
Gemeenschappelijke buitenruimte
Staat er een speeltoestel in de binnentuin, dan is de vereniging beheerder in de zin van het Warenwetbesluit attractie- en speeltoestellen. Dat verplicht tot een logboek met keuringen, onderhoud, reparaties en ongevallen; de NVWA houdt daarop toezicht en de veiligheidseisen staan in de normenreeks NEN-EN 1176.
Voor bomen op gemeenschappelijke grond geldt een zorgplicht die volgt uit artikel 6:162 BW en artikel 6:174 BW. Visual Tree Assessment is daarvoor de gangbare methodiek voor periodieke controle. Zet de controlerondes in dezelfde planning als het schilderwerk, dan vergeet u ze niet.
Energielabel
Een energielabel is tien jaar geldig en is verplicht bij verkoop, verhuur en oplevering. Voor een vereniging is dat relevant zodra eigenaars verkopen of verhuren, en het label telt bovendien mee in de puntentelling van het woningwaarderingsstelsel. Noteer de afgiftedatum, dan ziet u aankomen wanneer het vervangen moet worden.
Vastleggen zodat het over vijf jaar nog klopt
Een reservefonds is een lange lijn en besturen wisselen. Het dossier is dus de enige plek waar de continuïteit zit. Voor een administratie geldt een bewaarplicht van zeven jaar, en voor gegevens over onroerende zaken tien jaar. Voor een VvE is dat een ondergrens: onderhoudsrapporten en garanties uit een renovatie wilt u aanzienlijk langer terug kunnen vinden.
Houd daarom per onderhoudspost vier dingen bij elkaar: het punt uit het plan, het vergaderbesluit erover, de offerte die is gekozen en de factuur die is betaald. Zo blijft de herkomst van elk bedrag zichtbaar. In de onderhoudsmodule van VvE Jaarplan hangen die vier aan elkaar, zodat u vanuit een post in de jaarschijf doorklikt naar het besluit waarmee de vergadering ermee instemde.
Bedenk ook wat er gebeurt bij een bestuurswissel. Sinds 1 juli 2021 geldt de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen, die onder meer tegenstrijdig belang, de aansprakelijkheid van bestuurders en een regeling voor belet en ontstentenis regelt. Een bestuurder die niet kan laten zien op welke grond hij handelde, staat er slechter voor dan een bestuurder met een dossier.
Misverstanden die vaak terugkomen
- "Het reservefonds is pas nodig als er groot onderhoud aankomt." De verplichting staat los van de planning en geldt sinds 1 januari 2018.
- "Wij hebben een plan, dus wij zijn klaar." Een plan zonder actualisatie en zonder besluit over de dotatie levert nog geen onderbouwde bijdrage op.
- "0,5 procent is het bedrag." Het is een minimum, geen afgestemd getal voor uw gebouw.
- "Het fonds mag mee in de gewone exploitatie." Het fonds is er voor onderhoud en herstel van de gemeenschappelijke gedeelten en zaken, niet voor de lopende rekeningen.
- "De beheerder houdt het bij." Ook dan blijft de vereniging degene die het besluit neemt en het dossier moet kunnen tonen.
Wilt u zien hoe deze punten door een gewoon verenigingsjaar lopen, dan geeft het artikel over het jaar van een portiekflat op volgorde een geschetst voorbeeld van voorjaar tot kascontrole. De achtergrond bij deze manier van werken beschrijft Jimenez Julien op zijn auteurspagina.
Conclusie: de wet vraagt een fonds, de praktijk vraagt een spoor
Artikel 5:126 BW zegt dat er een reservefonds moet zijn en hoe u het mag vullen. Wat de wet niet regelt, is de vraag die op de vergadering wordt gesteld: waarom dit bedrag, op grond van welk plan, en wie heeft dat besloten. Dat spoor moet uw eigen administratie leveren. VvE Jaarplan is daarvoor gebouwd: elke post uit de jaarschijf houdt zijn besluit, zijn offerte en zijn factuur bij zich.
Wilt u uw huidige onderhoudsplan naast zo'n dossier leggen, vraag dan een demonstratie aan via het contactformulier. Wij nemen uw eigen jaarschijf als voorbeeld en laten zien wat er nodig is om de herkomst van elk bedrag terug te vinden.
