Checklist
Waar moet u op letten als u een besluitenlijst wilt die een jaar later nog klopt?
Een besluitenlijst is geen samenvatting van de avond, maar het bewijsstuk van wat de vereniging heeft afgesproken. De vraag is dus niet of hij mooi leest, maar of iemand er over twaalf maanden nog uit kan opmaken wat er precies is besloten, met welke stemmen en op grond van welk stuk. Onderstaande twaalf controlepunten lopen die eis punt voor punt na.
Bijna elk conflict in een kleine vereniging van eigenaars begint met een zin uit een oud verslag die twee kanten op kan. Niet uit onwil, maar omdat de zin is geschreven door iemand die op dat moment precies wist waar het over ging. Een jaar later is die context weg en staat er alleen nog de zin.
Het verschil tussen notulen en een besluitenlijst
Notulen geven het verloop weer: wie er waren, wat er is besproken, welke bezwaren zijn geuit. Een besluitenlijst geeft alleen de uitkomsten, in de vorm waarin die uitvoerbaar zijn. De twee documenten hebben verschillende lezers en verschillende houdbaarheid.
De notulen leest u vooral in de weken erna, als er nog discussie is over de weergave. De besluitenlijst leest u het hele jaar door: bij de opdracht aan de aannemer, bij de betaling, bij de vraag van een eigenaar en bij de voorbereiding van de volgende vergadering. Maak ze dus als twee documenten, ook als ze in hetzelfde bestand eindigen.
Wat er misgaat wanneer die scheiding er niet is, staat beschreven in het artikel over de fouten die besturen in hun notulen maken. Hieronder gaat het over de positieve kant: wat er wel in moet.
Controlepunten 1 tot 4: de formulering
1. Elk besluit staat in één zin met een werkwoord
Begin elke regel met "de vergadering besluit" en maak er één handeling van. Twee handelingen in één regel worden later twee interpretaties. Is er echt sprake van twee dingen, splits ze dan in twee besluiten met een eigen nummer.
2. Het onderwerp is concreet begrensd
"Onderhoud aan de gevel" is geen begrenzing. "Het schilderwerk van de houten kozijnen aan de straatzijde, eerste tot en met derde verdieping" wel. Noem het bouwdeel, de zijde en waar mogelijk de verdieping. Dat scheelt de discussie of de dakkapellen er ook bij hoorden.
3. Het bedrag en de dekking staan erbij
Noteer het bedrag waarvoor de vergadering toestemming geeft, of het maximum, en waaruit het wordt betaald: uit de exploitatie of uit het reservefonds. Dat laatste is niet vrijblijvend, want het reservefonds is er op grond van artikel 5:126 van het Burgerlijk Wetboek voor het onderhoud en herstel van de gemeenschappelijke gedeelten en zaken.
4. De bevoegdheid is expliciet
Wie mag het besluit uitvoeren en tot welke grens. Machtigt de vergadering het bestuur om de opdracht te verstrekken, schrijf dat op. Zonder die zin blijft achteraf onduidelijk of het bestuur mocht tekenen of eerst had moeten terugkoppelen.
Controlepunten 5 tot 7: de uitslag
5. De stemverhouding staat er in cijfers
"Aangenomen" is geen uitslag. Noteer de stemmen voor, de stemmen tegen en de onthoudingen, uitgedrukt in stemgewicht en niet in koppen, want de stemverdeling per appartementsrecht is zelden gelijk. Zet erbij hoeveel stemmen aanwezig of vertegenwoordigd waren.
6. Het quorum en de vereiste meerderheid zijn benoemd
Vermeld welke meerderheid volgens het reglement nodig was en of daaraan is voldaan. Bij punten die een gekwalificeerde meerderheid vragen, is dat het eerste waar iemand naar kijkt als hij het besluit betwist.
7. De volmachten zijn herleidbaar
Noteer hoeveel stemmen op volmacht zijn uitgebracht en verwijs naar de plek waar de volmachtformulieren liggen. De formulieren zelf horen niet in de lijst, de verwijzing wel. Zo blijft navolgbaar hoe de uitslag tot stand kwam zonder dat de lijst dichtslibt.
Controlepunten 8 en 9: de uitvoering
8. Elk besluit heeft een eigenaar en een datum
Zet achter het besluit wie het uitvoert en voor wanneer. Een besluit zonder naam blijft liggen tot iemand er in de volgende vergadering naar vraagt, en dan is er een jaar voorbij. Gebruik een echte datum, geen omschrijving als "in het najaar".
9. De vervolgstap is benoemd
Soms is het besluit niet het einde maar het begin: drie offertes opvragen, een inspectie laten uitvoeren, een voorstel voorleggen aan de volgende vergadering. Schrijf die vervolgstap op als onderdeel van de regel, dan wordt hij vanzelf het openstaande punt waaruit de volgende agenda groeit.
Controlepunten 10 tot 12: de vindplaats
10. Het onderliggende stuk is bij naam genoemd
Verwijs naar de offerte met leverancier en datum, naar het inspectierapport of naar de begrotingspost. Een besluit dat verwijst naar "de offerte" verliest zijn betekenis zodra er een tweede offerte in het dossier zit.
11. Elk besluit heeft een uniek nummer
Gebruik een nummering die het jaar bevat, bijvoorbeeld het jaartal met een volgnummer. Zo kunt u er in latere stukken naar verwijzen zonder de hele formulering te herhalen, en ziet u meteen uit welk vergaderjaar een besluit stamt.
12. De lijst zit vast aan de stukken waar hij over gaat
Een besluitenlijst die als los bestand rondgaat, raakt binnen twee jaar los van de offerte en de factuur. Bewaar ze bij elkaar. In het besluitenregister van VvE Jaarplan hangt elk besluit aan het agendapunt, de stukken en de latere facturen, zodat de herkomst van een uitgave in één oogopslag zichtbaar blijft.
Hoe een goede regel eruitziet
| Onderdeel | Wat er staat |
|---|---|
| Nummer | Besluit 7 van de jaarvergadering |
| Formulering | De vergadering besluit het schilderwerk van de houten kozijnen aan de straatzijde te laten uitvoeren |
| Bedrag en dekking | Tot een maximum bedrag, ten laste van het reservefonds |
| Grondslag | Conform de offerte van de gekozen leverancier, met datum |
| Bevoegdheid | Het bestuur wordt gemachtigd de opdracht te verstrekken |
| Uitslag | Stemmen voor, tegen en onthoudingen, in stemgewicht, met het aanwezige totaal |
| Uitvoering | Naam van het verantwoordelijke bestuurslid en een einddatum |
Zo'n regel is langer dan wat de meeste verslagen bevatten, en dat is precies de bedoeling. U schrijft hem één keer en leest hem vervolgens jarenlang. De tijdwinst zit niet in het schrijven maar in alle keren dat u er niet over hoeft te discussiëren.
De lijst het jaar door gebruiken
Verstuur de besluitenlijst binnen enkele dagen na de vergadering. Dat heeft ook een juridische reden: een besluit van de vergadering van eigenaars kan op grond van artikel 5:130 van het Burgerlijk Wetboek binnen een maand ter vernietiging aan de kantonrechter worden voorgelegd. Eigenaars moeten binnen die termijn kunnen weten wat er is besloten.
Gebruik de lijst daarna als werkdocument. Bij elke factuur zoekt de penningmeester het besluitnummer erbij, bij elke vraag van een eigenaar verwijst u naar de regel, en bij de voorbereiding van de volgende vergadering vormt de kolom met openstaande punten de basis van de agenda. Die werkwijze staat verder uitgewerkt in het artikel over de jaarvergadering voorbereiden zonder discussie achteraf.
Houd de lijst ook lang genoeg. Voor een administratie geldt een bewaarplicht van zeven jaar, en voor gegevens over onroerende zaken tien jaar. Voor besluiten over gemeenschappelijke gedeelten is dat een ondergrens: een besluit over een dakrenovatie is nog relevant als de garantie afloopt.
Wat u juist niet in de besluitenlijst zet
- Meningen en toelichtingen van individuele eigenaars; die horen in de notulen.
- Persoonlijke omstandigheden achter een betalingsachterstand; noteer het besluit, niet de reden.
- Namen van eigenaars bij een stemuitslag, tenzij het reglement of het besluit dat vraagt.
- Voorlopige bedragen zonder de opmerking dat ze voorlopig zijn.
- Punten waarover niet is gestemd; die staan op de lijst met openstaande punten.
Het onderscheid tussen wat in het dossier hoort en wat te veel is, komt terug in de vragen die besturen stellen over het bewaren en inzien van de stukken van de vereniging. Wie meer wil weten over de manier waarop deze werkwijze tot stand kwam, vindt dat bij Jimenez Julien, die deze artikelen schrijft.
Conclusie: schrijf voor de lezer van volgend jaar
Een besluitenlijst die standhoudt, is geschreven voor iemand die er niet bij was. Die lezer heeft geen context, alleen tekst. Twaalf punten maken het verschil: een heldere formulering, een begrensd onderwerp, een bedrag met dekking, een expliciete bevoegdheid, een uitslag in cijfers, quorum, volmachten, een uitvoerder, een vervolgstap, een genoemd stuk, een uniek nummer en een vaste plek. VvE Jaarplan legt die twaalf velden vast per besluit en bewaart ze bij de stukken waar ze over gaan.
Wilt u uw laatste besluitenlijst langs deze punten leggen, vraag dan een korte demonstratie aan via het contactformulier. Wij lopen hem samen door en laten zien welke regels een jaar later nog overeind blijven.
