Agenda en oproeping
Stel de agenda samen uit openstaande punten en eerdere besluiten die om opvolging vragen. De oproeping gaat met de bijlagen mee naar alle eigenaars en blijft als verzonden stuk bewaard.
Voor besturen zonder beheerkantoor
Het jaardossier waarin elk besluit van uw VvE terug te vinden is
VvE Jaarplan legt besluiten, stemmen, onderhoudspunten en vergaderstukken van uw vereniging op een vaste plek vast, zodat de volgende vergadering niet opnieuw over de vorige gaat.
- Agenda, oproeping en stukken vanuit hetzelfde dossier
- Per agendapunt het besluit en de stemverhouding vastgelegd
- Onderhoudsposten gekoppeld aan offertes en facturen
- Gegevens binnen de Europese Unie, de AVG is leidend
Derde
Derde
Tweede
Tweede
Eerste
Eerste
Begane grond
Berging
GemeenschappelijkPrive
Het probleem
De vergadering gaat over vorig jaar, niet over dit jaar
Een VvE houdt jaarlijks ten minste een vergadering van eigenaars. In een vereniging zonder professionele beheerder komt daar veel bij kijken, en het meeste werk zit niet in de vergadering zelf maar in het terugvinden van wat er de vorige keer is afgesproken.
-
Het besluit staat er wel, maar niet duidelijk
In de notulen staat dat er "over het schilderwerk is gesproken". Niemand weet meer of er nu een opdracht is verstrekt, voor welk bedrag, en wie tegen was. Een jaar later begint dezelfde discussie opnieuw.
-
De stukken zitten in vijf postvakken
De offerte staat in de mailbox van de penningmeester, de foto's van de lekkage in een telefoon, de laatste versie van het onderhoudsplan in een map op een laptop die niet meer wordt gebruikt.
-
Het bestuur wisselt en de kennis vertrekt mee
Een bestuurslid verhuist en neemt zonder kwade bedoelingen de geschiedenis mee. De opvolger begint met een lege map en de vraag waarom de bijdrage twee jaar geleden omhoog ging.
-
Een eigenaar stelt vragen waarop niemand snel kan antwoorden
Iemand wil weten hoe het reservefonds is opgebouwd of waarop de laatste verhoging is gebaseerd. Zonder vindbaar dossier wordt dat een avond zoeken, en de toon van het gesprek lijdt eronder.
-
De termijn van een maand loopt ongemerkt af
Een besluit van de vergadering van eigenaars kan binnen een maand ter vernietiging aan de kantonrechter worden voorgelegd, op grond van artikel 5:130 BW. Wie de besluitdatum niet scherp vastlegt, weet niet wanneer die termijn is verstreken.
-
Het onderhoudsplan leeft zijn eigen leven
Sinds 1 januari 2018 is een reservefonds verplicht op grond van artikel 5:126 BW, gevuld op basis van een meerjarenonderhoudsplan of met ten minste 0,5 procent van de herbouwwaarde per jaar. Dat plan blijft vaak een los bestand dat niemand meer bijwerkt.
De oplossing
Een dossier dat het jaar volgt, van agenda tot afsluiting
VvE Jaarplan is opgebouwd als een trappenhuis: u loopt het jaar in vier vaste stappen door, en op elke overloop blijft staan wat daar is afgesproken.
-
U zet het jaar klaar
U voert de vereniging in met het aantal appartementsrechten, de breukdelen, het bestuur en de posten uit uw onderhoudsplan. Bestaande notulen en offertes uploadt u per jaar, zodat de geschiedenis meteen meekomt.
-
U bouwt de vergadering op uit openstaande punten
Elk punt dat gedurende het jaar blijft liggen komt op de lijst voor de volgende vergadering. Daaruit stelt u de agenda samen, verstuurt u de oproeping met de bijlagen en weet u zeker dat niets tussen wal en schip valt.
-
U legt tijdens de vergadering vast wat er wordt besloten
Per agendapunt noteert u de formulering van het besluit, het aantal uitgebrachte stemmen, de volmachten en de uitslag. Het besluit krijgt een datum, zodat de termijn uit artikel 5:130 BW zichtbaar is.
-
U sluit het jaar af met een dossier dat blijft staan
Besluitenlijst, jaarrekening, kascontrole en bijgewerkte onderhoudsplanning komen in een jaarmap. Bij een bestuurswissel draagt u de toegang over en niet een doos met papier.
Functionaliteiten
Zeven onderdelen die het bestuurswerk lichter maken
Geen brede kantoorsuite, maar de onderdelen die een klein bestuur echt gebruikt. Alles wat u invoert komt terug in de besluitenlijst en in het jaardossier.
Besluitenregister
Elk besluit krijgt een eigen kaart met de letterlijke formulering, de datum, de stemverhouding en de bijlagen. U zoekt op onderwerp, op jaar of op status en ziet meteen wat er is uitgevoerd.
Stemmen en volmachten
Leg per eigenaar het aantal stemmen vast volgens de splitsingsakte, registreer wie aanwezig is en welke volmacht er ligt. De uitslag rolt eruit zonder handmatig rekenwerk.
Onderhoudsplanning
Zet de posten uit uw meerjarenonderhoudsplan per jaarschijf klaar. Elke post koppelt u aan de offerte, het besluit en de factuur, zodat de herkomst van een bedrag zichtbaar blijft.
Begroting en bijdrage
Bouw de begroting op uit vaste lasten en onderhoudsposten en reken die om naar een bijdrage per appartementsrecht. De onderbouwing gaat als bijlage mee met de oproeping.
Documentenkast
Splitsingsakte, huishoudelijk reglement, verzekeringspolis, jaarrekeningen en keuringsrapporten in een vaste indeling per jaar, met een korte omschrijving zodat u een stuk terugvindt zonder te raden.
Overdracht bij bestuurswissel
Draag met een handeling de toegang over aan een nieuw bestuurslid. Wat is vastgelegd blijft van de vereniging, ook als de secretaris of de penningmeester wisselt.
Voordelen
Rustiger vergaderen en minder oud zeer
Een bestuur van een kleine VvE doet dit werk naast een baan. Wat telt is dat een avond niet verloren gaat aan zoeken en dat de verhoudingen in het gebouw goed blijven.
De vergadering blijft binnen de tijd
Wie kan laten zien wat er vorig jaar is besloten en waarom, hoeft die discussie niet nog een keer te voeren. De agenda gaat over de punten die nu spelen.
Eigenaars krijgen antwoord in plaats van een belofte
Een vraag over de bijdrage of het reservefonds beantwoordt u met de onderbouwing erbij. Dat scheelt wantrouwen, ook bij eigenaars die zelden komen.
De penningmeester slaapt beter
Facturen, offertes en besluiten hangen aan elkaar. Bij de kascontrole is duidelijk waar een uitgave op is gebaseerd en welke vergadering daarvoor toestemming gaf.
Een nieuw bestuurslid is binnen een avond bij
De geschiedenis staat op een plek en niet in vijf mailboxen. Wie het stokje overneemt leest de laatste drie jaarmappen door en weet waar de vereniging staat.
Termijnen glippen er niet meer tussendoor
Besluitdatums, verzekeringsvervaldata en de planning uit het onderhoudsplan staan op dezelfde tijdlijn. U ziet wat eraan komt in plaats van wat u heeft gemist.
Bij verkoop van een appartement is het dossier compleet
Een koper en zijn notaris vragen naar besluiten, reservefonds en onderhoudsplanning. Die stukken haalt u eruit zonder eerst een zolder te doorzoeken.
Vertrouwen
Wat wij wel doen, en wat wij nadrukkelijk niet doen
Wij tonen geen logo's van verenigingen en geen sterbeoordelingen. Wat wij wel kunnen laten zien is hoe het werkt, waar het op steunt en wie erachter zit.
Dit doet VvE Jaarplan wel
Besluiten, stemmen, volmachten, onderhoudsposten, begroting en documenten vastleggen en terugvindbaar houden, en de stukken voor een vergadering samenstellen en versturen.
Dit doet VvE Jaarplan niet
Wij voeren geen boekhouding, wij incasseren geen bijdragen en wij geven geen juridisch advies. Voor een oordeel over een besluit of een geschil schakelt u een jurist of een accountant in.
De regels waarop dit steunt
- Artikel 5:126 BW: sinds 1 januari 2018 is een reservefonds verplicht, gevuld op basis van een meerjarenonderhoudsplan of met ten minste 0,5 procent van de herbouwwaarde per jaar.
- Artikel 5:130 BW: een besluit van de vergadering van eigenaars kan binnen een maand ter vernietiging aan de kantonrechter worden voorgelegd.
- De VvE houdt jaarlijks ten minste een vergadering van eigenaars.
- De Wet bestuur en toezicht rechtspersonen is in werking sinds 1 juli 2021 en regelt onder meer tegenstrijdig belang en een regeling voor belet en ontstentenis.
Uw gegevens
De gegevens staan op servers binnen de Europese Unie en de Algemene verordening gegevensbescherming is leidend. Wij verwerken alleen wat nodig is om het dossier te laten werken. Wat u met het formulier stuurt, leest u terug in onze privacyverklaring.
Wie erachter zit
VvE Jaarplan wordt gemaakt en geschreven door Jimenez Julien, die software bouwt voor kleine organisaties die hun administratie zelf doen. Zijn werkwijze en achtergrond staan op de pagina over de auteur.
Zo ziet het eruit in de praktijk
Een geschetste situatie, geen klantverhaal
Stel: het bestuur van een portiekflat besluit in het voorjaar tot schilderwerk. In het dossier komt de offerte, daarna het besluit met de stemverhouding, daarna de factuur en de foto's van de oplevering. Als een eigenaar er in het najaar naar vraagt, opent de secretaris een kaart en het gesprek is in twee minuten klaar. Dit is een geschetst voorbeeld om de werkwijze te tonen.
Tarieven
Drie pakketten, gekozen op de omvang van uw vereniging
Alle bedragen zijn per maand en exclusief btw. Het algemene btw-tarief is 21 procent. U betaalt per vereniging, niet per bestuurslid, en u kunt maandelijks stoppen.
Portiek
Voor kleine verenigingen tot ongeveer twaalf appartementsrechten
15 euro per maand
- Besluitenregister en jaardossier
- Agenda, oproeping en bijlagen
- Stemmen en volmachten registreren
- Documentenkast per jaar
- Toegang voor drie bestuursleden
Blok
Voor verenigingen met een lopend meerjarenonderhoudsplan
32 euro per maand
- Alles uit Portiek
- Onderhoudsplanning per jaarschijf
- Begroting en bijdrage per appartementsrecht
- Meekijkrecht voor alle eigenaars
- Toegang voor zes bestuursleden
- Overdracht bij bestuurswissel
Complex
Voor verenigingen met meerdere blokken of een ondersplitsing
65 euro per maand
- Alles uit Blok
- Meerdere blokken in een dossier
- Aparte dossiers voor ondersplitsingen
- Ongelimiteerd aantal bestuursleden
- Begeleiding bij het inrichten van het eerste jaar
Twijfelt u tussen twee pakketten, vraag dan een demonstratie aan en neem uw splitsingsakte en het laatste onderhoudsplan bij de hand. Wij adviseren liever het kleinste pakket dat past dan het grootste dat kan.
Veelgestelde vragen
Wat besturen ons het vaakst vragen
Staat uw vraag er niet bij, stel hem dan via het formulier onderaan deze pagina. Wij antwoorden persoonlijk en niet met een standaardtekst.
Vervangt VvE Jaarplan onze beheerder?
Nee. VvE Jaarplan is een dossier, geen beheerkantoor. U legt er besluiten, stemmen, onderhoudspunten en documenten in vast. Werkt u met een beheerder, dan houdt u met dit dossier zelf in handen wat er is besloten en waarom.
Kunnen alle eigenaars meekijken?
U bepaalt per onderdeel wie meeleest. Bestuursleden werken in het volledige dossier, eigenaars zien de vergaderstukken, de besluitenlijst en de onderhoudsplanning die voor hen bedoeld zijn.
Waar staan onze gegevens en wie kan erbij?
De gegevens staan op servers binnen de Europese Unie en de AVG is leidend. Wij verwerken alleen wat nodig is om het dossier te laten werken, wij verkopen niets door en wij lezen niet mee in uw stukken.
Wij hebben ons meerjarenonderhoudsplan in een spreadsheet. Kan dat mee?
Ja. U neemt de posten per jaarschijf over in de onderhoudsmodule. Het dossier verbindt elke post daarna aan het besluit, de offerte en de factuur die erbij horen, zodat de herkomst van een bedrag zichtbaar blijft.
Wat gebeurt er als het bestuur wisselt?
Het dossier is van de vereniging, niet van een bestuurslid. Bij een wissel draagt u de toegang over en houdt de nieuwe secretaris of penningmeester de volledige geschiedenis, inclusief oudere notulen en besluiten.
Helpt het bij de jaarlijkse vergadering van eigenaars?
Ja. U stelt de agenda samen uit openstaande punten, verstuurt de stukken, legt tijdens de vergadering per agendapunt het besluit en de stemverhouding vast, en sluit af met een besluitenlijst die iedereen kan nalezen.
Geeft VvE Jaarplan juridisch advies?
Nee. Wij verwijzen naar de wet en naar uw splitsingsakte, maar wij beoordelen geen geschillen en stellen geen processtukken op. Voor een oordeel over een besluit of een conflict schakelt u een jurist in.
Hoe snel krijgen wij antwoord op een aanvraag?
Op een aanvraag via het formulier reageren wij binnen twee werkdagen, met een voorstel voor een korte demonstratie op een moment dat het hele bestuur uitkomt.
Laatste artikelen
Uit de map met leeswerk voor besturen
Praktische stukken over vergaderen, vastleggen en onderhoud, geschreven voor mensen die dit werk erbij doen.
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet u de stukken van de VvE bewaren en wie mag ze inzien?
Wat bewaart u, hoe lang, wie mag erbij en wat gebeurt er bij een bestuurswissel.
Praktijkvoorbeeld
Wanneer doet u wat in het jaar van een VvE in een portiekflat?
Een geschetste vereniging van het voorjaarsonderhoud tot de kascontrole.
Vergelijking
Wie houdt het VvE-dossier bij als u tussen zelfbeheer en een beheerder moet kiezen?
Wat elk model betekent voor wie het dossier bijhoudt en voor de overdracht.
Contact
Laat zien hoe uw jaar eruitziet, dan laten wij zien hoe het dossier meeloopt
Vraag een demonstratie aan voor uw bestuur. Wij lopen samen een vergadering door zoals u die kent: de agenda, de stukken die u meestuurt, het besluit dat u wilt vastleggen en de onderhoudspost waar het over gaat. U ziet daarna precies hoe uw eigen jaar in het dossier komt te staan.
Neem als het kan uw splitsingsakte en het laatste onderhoudsplan bij de hand. Dan kunnen wij meteen zeggen welk pakket bij uw vereniging past en wat het inrichten van het eerste jaar vraagt.
Wij reageren binnen twee werkdagen op elke aanvraag.
Liever meteen een e-mail sturen? Dat kan naar jimenezjulien42@gmail.com. Vermeld de naam van de vereniging, het aantal appartementsrechten en of u met of zonder beheerder werkt.