Wanneer doet u wat in het jaar van een VvE in een portiekflat?

Een VvE-jaar voelt van binnenuit als een reeks losse gebeurtenissen: een lekkage in maart, een vergadering in april, een schilder in september. Van een afstand bekeken heeft dat jaar een vaste vorm, en die vorm bepaalt wanneer u welk stuk in het dossier legt. Hieronder loopt een geschetste portiekflat maand voor maand door dat jaar heen.

Voor alle duidelijkheid vooraf: de vereniging in dit artikel is een voorbeeld dat wij hebben geschetst om de opbouw van een jaardossier te laten zien. Het gaat niet om een bestaande vereniging en de gebeurtenissen zijn niet aan een klant ontleend. De volgorde is wel de volgorde die u in de praktijk tegenkomt.

De geschetste vereniging

Neem een portiekflat uit de jaren zestig met twee portieken, drie woonlagen en achttien appartementsrechten. Er is geen professionele beheerder. Het bestuur bestaat uit drie eigenaars: een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. De gemeenschappelijke delen zijn de gevels, het dak, de trappenhuizen, de bergingsgang en een binnentuin met een paar bomen en een klein speeltoestel.

De vereniging heeft een meerjarenonderhoudsplan dat een paar jaar geleden is opgesteld, een reservefonds en een jaarlijkse vergadering in het voorjaar. Precies zoals de meeste kleine verenigingen: niet slecht georganiseerd, wel afhankelijk van drie mensen die het erbij doen.

Januari en februari: het vorige jaar sluiten

Het jaar begint met terugkijken. De penningmeester sluit de boeken van het afgelopen kalenderjaar, sorteert de facturen en legt naast elke uitgave het besluit waaruit die voortkwam. Dat laatste is het werk dat besturen het vaakst overslaan en waar zij in april de meeste vragen over krijgen.

In dezelfde weken komt de kascommissie langs. Twee eigenaars die geen bestuurslid zijn, lopen de bankmutaties, de begroting en de jaarrekening na. Zij letten vooral op drie dingen: klopt het saldo van het reservefonds met wat er is besloten, staat elke grote uitgave op een besluit, en zijn er achterstanden in de bijdragen.

Achterstanden vragen om een vaste aanpak. Bij een eigenaar die consument is, moet eerst een kosteloze aanmaning met een betaaltermijn van veertien dagen worden gestuurd voordat incassokosten in rekening mogen worden gebracht. Die kosten volgen de wettelijke staffel, met een minimum van 40 euro. Noteer de datum van elke aanmaning in het dossier, niet in een privémailbox.

Maart: oproeping en stukken

De secretaris stelt de agenda samen. Die groeit niet uit het niets: de openstaande punten van de vorige vergadering, de meldingen uit de zomer en de posten uit de jaarschijf van het onderhoudsplan vormen samen de lijst. Wat er precies in de oproeping hoort en welke termijn uw eigen reglement voorschrijft, staat uitgewerkt in de gids over het voorbereiden van de jaarvergadering zonder discussie achteraf.

De stukken die meegaan zijn dit jaar de jaarrekening, het verslag van de kascommissie, de begroting voor het lopende jaar, twee offertes voor het voegwerk aan de achtergevel en een voorstel over de laadvoorziening op het parkeerterrein.

De penningmeester kondigt in dezelfde maand de incasso van de nieuwe bijdrage aan. Bij een SEPA-incasso gebeurt die vooraankondiging standaard veertien dagen vooraf, tenzij anders is overeengekomen, en zijn een incassant-ID en een machtigingskenmerk nodig. Bij een doorlopende machtiging kan een eigenaar bovendien binnen acht weken zonder opgaaf van reden storneren, dus een sluitende machtigingsadministratie is geen formaliteit.

April: de vergadering van eigenaars

De vereniging houdt jaarlijks ten minste een vergadering van eigenaars, en dit is hem. De secretaris tekent bij binnenkomst de presentielijst af, telt het aanwezige stemgewicht en neemt de volmachten in ontvangst. Per agendapunt noteert hij daarna hetzelfde rijtje: het voorstel, de vereiste meerderheid, de stemmen voor, tegen en de onthoudingen, en het besluit in één zin.

Er wordt dit jaar besloten over het voegwerk, over een verhoging van de bijdrage en over het aanhouden van het laadvoorzieningsvoorstel tot de volgende vergadering. Dat derde besluit is net zo belangrijk als de eerste twee: een punt dat wordt aangehouden zonder dat iemand opschrijft wat er in de tussentijd moet gebeuren, komt volgend jaar in dezelfde vorm terug.

Binnen enkele dagen gaat de besluitenlijst rond. Dat heeft een reden die verder gaat dan netheid: een besluit van de vergadering kan op grond van artikel 5:130 van het Burgerlijk Wetboek binnen een maand ter vernietiging aan de kantonrechter worden voorgelegd. Eigenaars moeten binnen die maand kunnen lezen waar zij ja of nee tegen zeggen.

Mei en juni: uitvoeren wat is besloten

Nu begint het werk waar de vergadering toestemming voor gaf. Het bestuur verstrekt de opdracht voor het voegwerk, legt de opdrachtbevestiging bij het besluit en noteert de startdatum. Bij verbouwactiviteiten is het verstandig de aannemer te laten bevestigen in welke gevolgklasse het werk valt, omdat de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen sinds 1 juli 2025 ook geldt voor verbouwactiviteiten in gevolgklasse 1.

De penningmeester past de incasso aan de nieuwe bijdrage aan en stuurt de eigenaars die verhuren een specificatie mee. Dat helpt hen bij hun eigen verplichting: een verhuurder verstrekt op grond van artikel 7:259 van het Burgerlijk Wetboek jaarlijks, uiterlijk zes maanden na afloop van het kalenderjaar, een gespecificeerd overzicht van de servicekosten.

Ondertussen komen de eerste vragen binnen over het besluit dat is aangehouden. Het bestuur noteert die vragen op de lijst met openstaande punten in plaats van ze per e-mail te beantwoorden en te vergeten. Zo staat in april van het volgende jaar al klaar wat er behandeld moet worden.

Juli en augustus: het stille seizoen

In de zomer gebeurt er weinig bestuurlijks en veel bouwkundigs. De voeger werkt aan de achtergevel, het bestuur loopt bij oplevering langs met de offerte in de hand en noteert wat wel en niet is uitgevoerd. Foto's van het werk voor en na horen bij het besluit, niet in een telefoon.

De binnentuin vraagt in deze maanden om aandacht die besturen vaak vergeten vast te leggen. Een boomeigenaar heeft een zorgplicht die volgt uit artikel 6:162 en artikel 6:174 van het Burgerlijk Wetboek, en Visual Tree Assessment is de gangbare methodiek voor een periodieke boomveiligheidscontrole. Voor het speeltoestel geldt het Warenwetbesluit attractie- en speeltoestellen: de beheerder houdt een logboek bij met keuringen, onderhoud, reparaties en ongevallen, en de veiligheidseisen staan in de normenreeks NEN-EN 1176.

Beide controles kosten een ochtend per jaar. Wat ze waardevol maakt, is de aantekening erna: datum, wie het heeft gedaan, wat er is gezien en wat er moet gebeuren.

September en oktober: schouwen en offreren

Na de zomer loopt het bestuur het gebouw langs met de jaarschijf van het meerjarenonderhoudsplan in de hand. Kloppen de posten nog, is er iets naar voren gekomen, is er iets dat kan wachten. Van elke afwijking maakt de secretaris een notitie met een foto, zodat in april niet alleen de conclusie maar ook de waarneming voorligt.

Uit die schouw volgt de offerteronde voor het jaar erna. Drie offertes voor hetzelfde werk zijn alleen vergelijkbaar als de vraag identiek was, dus schrijft het bestuur eerst op wat er precies moet gebeuren, en pas daarna belt het de leveranciers.

Dit is ook het moment om te controleren of het energielabel nog geldig is. Een energielabel is tien jaar geldig en is verplicht bij verkoop, verhuur en oplevering, en eigenaars die willen verkopen komen daar liever niet in januari achter.

November en december: begroting en overdracht

De penningmeester bouwt de begroting op uit de vaste lasten, de verwachte kosten en de dotatie aan het reservefonds. Dat fonds is verplicht sinds 1 januari 2018 op grond van artikel 5:126 van het Burgerlijk Wetboek en wordt gevuld op basis van een meerjarenonderhoudsplan of met ten minste 0,5 procent van de herbouwwaarde per jaar. Hoe u die keuze en de vulling vastlegt, staat in het artikel over het reservefonds en het meerjarenonderhoudsplan volgens de wet.

In december treedt in dit voorbeeld de secretaris af omdat hij verhuist. Zijn opvolger krijgt niet een mailbox maar een dossier: de notulen per jaar, de besluitenlijsten met nummers, de onderhoudsposten met hun status, de polissen en de contactgegevens van de vaste leveranciers. Dat is het moment waarop blijkt of het jaar goed is bijgehouden.

Wat het dossier eind december bevat

Bewaar dat geheel lang genoeg. Voor een administratie geldt een bewaarplicht van zeven jaar en voor gegevens over onroerende zaken tien jaar. Voor een vereniging van eigenaars is dat een ondergrens: een besluit over een dakrenovatie is nog van belang als de garantietermijn afloopt.

Wat er misgaat als één maand overslaat

Het jaar hierboven kost bij elkaar niet veel tijd, mits elke stap op zijn eigen moment gebeurt. Slaat u de schouw in september over, dan komt de begroting in november op aannames te staan. Slaat u de aantekening bij de oplevering over, dan is er in het derde jaar geen bewijs meer van wat er is uitgevoerd.

De reparatie kost telkens meer dan de stap zelf. Wie de onderbouwing van de bijdrage achteraf moet reconstrueren, is daar langer mee bezig dan met het bijhouden ervan gedurende het jaar; die rekensom staat uitgewerkt bij het onderbouwen van de VvE-bijdrage in de begroting. Dat is de reden dat het jaardossier van VvE Jaarplan per maand een vaste plek biedt voor besluiten, onderhoudspunten en stukken, in plaats van een archief dat pas in april wordt opgebouwd. Achtergrond over de manier waarop deze reeks tot stand komt, staat bij Jimenez Julien, die deze artikelen schrijft.

Conclusie: het jaar heeft een vorm, gebruik hem

Een VvE-jaar in een portiekflat kent vaste momenten: cijfers sluiten in de winter, vergaderen in het voorjaar, uitvoeren voor de zomer, schouwen in het najaar en begroten aan het eind. Wie op elk van die momenten één stuk toevoegt, heeft in december een dossier waarmee een nieuw bestuurslid binnen een middag op de hoogte is. VvE Jaarplan volgt precies die jaarlijn en houdt besluit, onderhoudspunt en factuur aan elkaar vast.

Wilt u zien hoe uw eigen jaar eruitziet in zo'n dossier, vraag dan een korte demonstratie aan via het contactformulier. Wij lopen uw laatste vergaderjaar door en laten zien welke maanden nu een gat achterlaten.