Kosten en budget
Hoeveel VvE-bijdrage is nodig en hoe onderbouwt u dat bedrag in de begroting?
De vraag "waarom gaat de bijdrage omhoog" is op elke jaarvergadering te horen, en zij is volstrekt redelijk. Het antwoord is alleen zelden voorhanden, omdat de begroting vaak een lijst bedragen is zonder herkomst. Dit artikel laat zien hoe u van het onderhoudsplan naar een maandbedrag rekent en hoe u elke regel zo onderbouwt dat de discussie over de inhoud gaat en niet over het vertrouwen.
Een VvE-bijdrage is geen abonnement maar een voorschot. Eigenaars betalen vooruit voor kosten die de vereniging namens hen maakt: verzekering, schoonmaak, energie in de gemeenschappelijke ruimten, klein herstel en het sparen voor groot onderhoud. Wie dat uitlegt in die volgorde, merkt dat de weerstand tegen een verhoging voor een groot deel verdwijnt.
Waaruit de begroting is opgebouwd
Een bruikbare begroting bestaat uit twee blokken die u nooit door elkaar haalt. Het eerste blok is de exploitatie: de kosten van dit jaar. Het tweede blok is de dotatie: het bedrag dat naar het reservefonds gaat voor het onderhoud van later.
Het exploitatieblok
- opstalverzekering en aansprakelijkheidsverzekering van de vereniging;
- energie en water voor het trappenhuis, de hal en de buitenverlichting;
- schoonmaak van de gemeenschappelijke ruimten en glasbewassing;
- onderhoudscontracten, bijvoorbeeld voor de lift, de cv-installatie of het groen;
- klein en onvoorzien herstel, met een realistische marge;
- bank-, administratie- en vergaderkosten van de vereniging zelf.
De dotatie aan het reservefonds
Sinds 1 januari 2018 is een reservefonds verplicht op grond van artikel 5:126 van het Burgerlijk Wetboek. De vulling gebeurt op basis van een meerjarenonderhoudsplan of met ten minste 0,5 procent van de herbouwwaarde per jaar. Welke van de twee wegen uw vereniging kiest, is een besluit van de vergadering en hoort als zodanig in de stukken. De inhoudelijke kant daarvan staat in het artikel over wat de wet voorschrijft over het reservefonds en het meerjarenonderhoudsplan.
Van jaarschijf naar maandbedrag
De rekensom zelf is eenvoudig; de kunst zit in de volgorde en in het opschrijven van de aannames.
- Neem de exploitatiekosten van vorig jaar en corrigeer ze per post voor wat u weet: een nieuw contract, een gewijzigd tarief, een post die eenmalig was.
- Tel de vaste dotatie aan het reservefonds erbij, zoals die uit uw onderhoudsplan of uit de gekozen alternatieve methode volgt.
- Voeg een post onvoorzien toe en benoem waarom die hoogte is gekozen.
- Trek eventuele eigen inkomsten af, bijvoorbeeld uit verhuur van een gemeenschappelijke ruimte of een antenneopstelplaats.
- Verdeel het totaal over de appartementsrechten volgens de breukdelen uit de splitsingsakte.
- Deel het jaarbedrag per appartementsrecht door twaalf en rond af op hele euro's, met een aantekening hoe u afrondt.
Presenteer daarna het maandbedrag altijd samen met het jaarbedrag. Een verhoging van enkele euro's per maand klinkt anders dan hetzelfde bedrag per jaar, en eigenaars die het verschil pas op de vergadering ontdekken, voelen zich terecht overvallen.
Elke regel een herkomst geven
Het verschil tussen een begroting die vragen oproept en een begroting die vragen beantwoordt, zit in één extra kolom: waar komt dit bedrag vandaan. Vul die kolom voor elke post in, ook voor de posten die al jaren hetzelfde zijn.
| Kolom | Wat u invult |
|---|---|
| Post | De naam van de kostensoort, gelijk aan die in de jaarrekening |
| Bedrag | Het begrote bedrag voor het komende boekjaar |
| Grondslag | Contract, offerte, polis, jaarschijf uit het onderhoudsplan of realisatie vorig jaar |
| Wijziging | Het verschil met vorig jaar, met de reden in één zin |
| Besluit | Het besluitnummer waarmee de vergadering deze post eerder heeft goedgekeurd |
| Dekking | Exploitatie of reservefonds |
Die laatste kolom is de belangrijkste. Zodra een post naar een eerder besluit verwijst, verplaatst het gesprek zich van "waarom betaal ik dit" naar "klopt dit besluit nog", en dat is een gesprek dat een vergadering wel kan voeren.
De verdeelsleutel en de uitzonderingen
De breukdelen in de splitsingsakte bepalen wie welk aandeel betaalt. Ga niet uit van de oppervlakte van de woning, want die twee lopen lang niet altijd gelijk. Neem de breukdelen letterlijk over en controleer bij twijfel de akte in plaats van een oudere spreadsheet.
Sommige aktes kennen daarnaast een aparte verdeling voor bepaalde kosten, bijvoorbeeld voor de lift die niet elke bouwlaag bedient, of voor bedrijfsruimte op de begane grond. Werk in dat geval met een tweede sleutel en zet in de begroting per post welke sleutel geldt. Doet u dat niet, dan is het bij de eerste discussie niet meer te reconstrueren.
Eigenaars die verhuren
Verhuurt een eigenaar zijn appartement, dan berekent hij een deel van de kosten vaak door aan zijn huurder als servicekosten. Op grond van artikel 7:259 van het Burgerlijk Wetboek verstrekt een verhuurder jaarlijks, uiterlijk zes maanden na afloop van het kalenderjaar, een gespecificeerd overzicht van de servicekosten. Een VvE die haar jaarrekening op tijd rond heeft, maakt dat voor die eigenaars mogelijk. Het is een klein argument om het boekjaar niet te laten slepen.
Innen zonder ongemak
Een goed onderbouwde bijdrage helpt weinig als de inning rommelig verloopt. Werk daarom met een vaste route en leg die route eenmalig vast in een besluit.
- Voor automatische incasso heeft u een incassant-ID en per eigenaar een machtigingskenmerk nodig. Bewaar beide bij de eigenaar in het dossier.
- De vooraankondiging van een SEPA-incasso gebeurt standaard veertien dagen vooraf, tenzij anders is overeengekomen. Een jaarlijkse brief met het nieuwe bedrag en de incassodata voldoet daar meestal aan.
- Bij een doorlopende machtiging kan een consument binnen acht weken zonder opgaaf van reden storneren. Bij een incasso zonder geldige machtiging geldt een termijn van dertien maanden. Houd de machtigingen daarom netjes bij.
- Voor facturen geldt een wettelijke betaaltermijn van standaard 30 dagen. Vermeld de termijn op elke nota, ook als er wordt geincasseerd.
Als er toch een achterstand ontstaat
Buitengerechtelijke incassokosten volgen de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, met een minimum van 40 euro. Bij een consument is een kosteloze aanmaning met een betaaltermijn van veertien dagen verplicht voordat die kosten in rekening mogen worden gebracht. Neem die aanmaning op in uw vaste route, dan staat de vereniging sterk zonder dat het bestuur zich hoeft te verharden.
Houd het contact zakelijk en het dossier feitelijk: datum van de nota, datum van de aanmaning, betaalde bedragen. De achterliggende reden van een achterstand hoort niet in het verslag van de vergadering thuis.
Posten die vaak te laag worden begroot
- Btw. Reken met bedragen inclusief btw. Het algemene tarief is 21 procent, dus een offerte die exclusief is opgesteld, valt in de begroting flink hoger uit dan hij op het eerste gezicht lijkt.
- Indexering van contracten. Schoonmaak, groen en installatiebeheer worden per contractjaar aangepast. Sinds 1 januari 2024 geldt bovendien een wettelijk minimumuurloon, wat in arbeidsintensieve contracten doorwerkt.
- Verzekering. Een herbouwwaarde die jaren niet is herzien, geeft een te lage premie en een groter risico. Controleer de waarde als u toch de dotatie herrekent.
- Onvoorzien. Een lekkage, een gesprongen leiding of een gevelinspectie na een melding komen elk jaar wel ergens langs.
- Advies. Een bouwkundige opname of een juridische toets kost geld en levert bijna altijd meer op dan hij kost.
Hoe deze posten zich over het jaar verdelen, is te zien in de geschetste situatie in het artikel over het jaar van een VvE in een portiekflat.
Wat u bewaart als onderbouwing
De begroting is één document, de onderbouwing bestaat uit tientallen. Polissen, contracten, offertes, de jaarschijf uit het onderhoudsplan, het besluit waarmee de vergadering de bijdrage vaststelde en de brief waarin het nieuwe bedrag is aangekondigd. Bewaar ze bij elkaar en lang genoeg: voor een administratie geldt een bewaarplicht van zeven jaar, en voor gegevens over onroerende zaken tien jaar.
In de begrotingsmodule van VvE Jaarplan hangt elke post aan zijn grondslag en aan het besluit waarmee hij is goedgekeurd, zodat een eigenaar die vraagt waarom de bijdrage stijgt binnen een minuut antwoord krijgt. Of u dat zelf doet of uitbesteedt, is een aparte afweging; die staat beschreven in de vergelijking tussen zelfbeheer en een professionele beheerder. Over de manier waarop deze modules zijn ontworpen, schrijft Jimenez Julien, de auteur van deze artikelen.
Conclusie: een bijdrage die uit te leggen is, wordt zelden betwist
Hoeveel bijdrage nodig is, volgt uit twee optellingen: de kosten van dit jaar en het sparen voor later. Hoe overtuigend dat bedrag is, volgt uit iets anders: of elke regel een herkomst heeft, of de verdeelsleutel klopt met de akte en of de inning voorspelbaar verloopt. VvE Jaarplan legt die herkomst vast per post, zodat de begroting geen lijst bedragen blijft maar een document dat zichzelf uitlegt.
Wilt u uw begroting voor het komende boekjaar op deze manier opbouwen, vraag dan een demonstratie aan via het contactformulier. Wij nemen uw huidige posten als voorbeeld en laten zien waar de onderbouwing nu ontbreekt.
