Stappenplan
Welke gegevens moet u vastleggen over stemmen en volmachten om de uitslag te kunnen onderbouwen?
Een stemuitslag is pas een uitslag als iemand die er niet bij was hem kan narekenen. Dat betekent: wie was aanwezig, met hoeveel stemmen, wie stemde namens een ander en op grond van welk papier. Dit stappenplan loopt de zes momenten langs waarop u die gegevens vastlegt, van de presentielijst tot het besluit in het dossier.
Besturen van kleine verenigingen doen de telling meestal goed. Wat vaker misgaat, is het bewaren van de onderbouwing. De uitslag belandt in het verslag, de volmachten in een map die na de vergadering meegaat naar de keukentafel van de secretaris, en de presentielijst nergens. Een half jaar later is de uitslag niet betwistbaar omdat hij fout was, maar omdat hij niet meer te reconstrueren valt.
Waarom de onderbouwing juridisch gewicht heeft
Een besluit van de vergadering van eigenaars kan op grond van artikel 5:130 van het Burgerlijk Wetboek binnen een maand ter vernietiging aan de kantonrechter worden voorgelegd. In die maand moet de vereniging kunnen laten zien dat er rechtsgeldig is besloten: dat er behoorlijk was opgeroepen, dat er voldoende stemgewicht aanwezig of vertegenwoordigd was en dat de vereiste meerderheid is gehaald.
Die onderbouwing is er ook voor rustiger doeleinden. Een eigenaar die zijn appartement verkoopt, een bank die vraagt waarop een bijdrageverhoging berust, een aannemer die wil weten of de opdracht gedekt is: allemaal kijken ze uiteindelijk naar dezelfde vier gegevens. Aanwezigheid, volmachten, vereiste meerderheid en telling.
Stap 1: leg de stemverdeling vast voordat de vergadering begint
De verdeling van de stemmen staat in uw splitsingsakte en het bijbehorende reglement. Meestal hangt zij samen met de breukdelen waarmee ook de bijdrage wordt berekend, maar dat is geen wet: sommige aktes kennen een afwijkende stemverdeling. Neem de verdeling dus letterlijk over uit uw eigen stukken en niet uit een voorbeeld dat u ergens leest.
Wat u per appartementsrecht bijhoudt
- het indexnummer van het appartementsrecht zoals dat in de akte staat;
- het aantal stemmen dat aan dat recht is verbonden;
- de naam van de huidige eigenaar en de datum waarop het eigendom overging;
- of het appartement wordt verhuurd, en zo ja aan wie de stukken worden gestuurd;
- het correspondentieadres, dat kan afwijken van het adres van het appartement.
Bijhouden bij eigendomswisseling
Een verkocht appartement is het meest voorkomende gat in de administratie. De nieuwe eigenaar meldt zich soms pas als de eerste nota komt, en tot die tijd staat de oude naam in de lijst. Werk het register bij op het moment dat u de eigendomsoverdracht verneemt en noteer de datum erbij. Zo blijft achteraf zichtbaar wie op de vergaderdatum stemgerechtigd was.
Stap 2: controleer aanwezigheid en aanwezig stemgewicht
De presentielijst is geen formaliteit maar het eerste bewijsstuk van de avond. Laat iedere aanwezige tekenen, noteer bij elke handtekening het appartementsrecht en tel na de opening het aanwezige stemgewicht op. Dat totaal noteert u voordat het eerste agendapunt begint, want tijdens de vergadering vertrekken er soms mensen.
Veel reglementen kennen een aanwezigheidseis en een regeling voor een tweede vergadering wanneer die eis niet wordt gehaald. Schrijf op welk quorum uw reglement voorschrijft, of daaraan is voldaan, en zo nee, wanneer de tweede vergadering is gehouden en met welke oproeping. Hoe u die oproeping aantoonbaar maakt, staat in het artikel over het voorbereiden van de jaarvergadering zonder discussie achteraf.
Stap 3: neem volmachten aan volgens vaste regels
De volmacht is het onderdeel waar de meeste onduidelijkheid ontstaat, omdat hij vaak mondeling wordt aangekondigd en pas op de avond zelf op papier komt. Spreek daarom vooraf af hoe u volmachten aanneemt en vermeld dat in de oproeping.
Wat op een volmachtformulier hoort
- de naam van de volmachtgever en het indexnummer van zijn appartementsrecht;
- de naam van de gevolmachtigde;
- de datum en de vergadering waarvoor de volmacht geldt;
- of het een algemene volmacht is of een volmacht met steminstructie per agendapunt;
- een handtekening, of bij een digitale volmacht een verzending vanaf het bij de vereniging bekende e-mailadres.
Grenzen die u vooraf afspreekt
Bepaal of uw reglement een maximum stelt aan het aantal volmachten per persoon, en of een volmacht ook geldt voor een eventuele tweede vergadering. Een volmacht die alleen voor de eerste bijeenkomst is afgegeven, vervalt anders precies op het moment dat u hem nodig heeft.
Neem daarnaast een volmacht met steminstructie serieus. Stemt de gevolmachtigde anders dan de instructie, dan is dat een aantekening waard in het verslag, omdat de volmachtgever daar later op kan terugkomen.
Stap 4: noteer per agendapunt de vereiste meerderheid
Niet elk besluit vraagt dezelfde meerderheid. Uw reglement onderscheidt gewone besluiten van besluiten die zwaarder liggen, zoals besluiten over vernieuwing, over een aanmerkelijke verandering aan de gemeenschappelijke gedeelten of over een uitgave boven een in de akte genoemde grens. Zet bij elk agendapunt in de agenda al welke meerderheid nodig is.
Dat heeft twee voordelen. De vergadering weet vooraf hoe zwaar een punt weegt, en de secretaris hoeft tijdens het tellen niet meer op te zoeken wat de norm ook alweer was. Bij een besluit over een grote onderhoudspost is dat prettig, zeker als de uitgave ten laste komt van het reservefonds dat op grond van artikel 5:126 van het Burgerlijk Wetboek verplicht is.
Stap 5: tel en noteer de uitslag in stemgewicht
Tel in stemmen, niet in koppen. In vrijwel elke vereniging verschilt het stemgewicht per appartementsrecht, dus een telling van opgestoken handen zegt weinig. Noteer per agendapunt zeven gegevens.
| Gegeven | Waarom u het vastlegt |
|---|---|
| Aanwezig stemgewicht | Toont of het quorum op dat moment nog werd gehaald |
| Waarvan op volmacht | Maakt zichtbaar hoeveel stemmen niet in de zaal zaten |
| Stemmen voor | De kern van de uitslag, uitgedrukt in stemgewicht |
| Stemmen tegen | Nodig om de meerderheid te kunnen narekenen |
| Onthoudingen | Verklaart het verschil tussen aanwezig en uitgebracht |
| Vereiste meerderheid | De norm waaraan de uitslag is getoetst |
| Conclusie | Aangenomen of verworpen, in één zin |
Laat de vergadering de uitslag horen voordat u naar het volgende punt gaat. Een uitslag die ter plekke wordt voorgelezen en niet wordt weersproken, is achteraf veel moeilijker te betwisten dan een uitslag die pas in het verslag opduikt.
Stap 6: bewaar de onderbouwing bij het besluit
De losse stukken van de avond horen bij elkaar: de oproeping met de verzenddatum, de presentielijst, de volmachten, de stemtelling per punt en de besluitenlijst. Bewaart u ze op vijf verschillende plaatsen, dan is de onderbouwing bij de eerste bestuurswissel weg.
In het stemmen- en volmachtenregister van VvE Jaarplan hangen die stukken aan het agendapunt waar ze bij horen. U vinkt de aanwezigheid af, koppelt de volmacht aan het appartementsrecht, laat de telling het stemgewicht optellen en houdt de uitslag vast bij het besluit. Welke velden dat besluit verder nodig heeft, staat in de controlepunten voor een besluitenlijst die een jaar later nog klopt.
Persoonsgegevens met mate
Een presentielijst en volmachtformulieren bevatten persoonsgegevens, en daarvoor is de Algemene verordening gegevensbescherming leidend. Bewaar wat u nodig heeft om de uitslag te onderbouwen en niet meer dan dat. Deel het individuele stemgedrag van eigenaars niet breder dan nodig, tenzij het reglement of een besluit van de vergadering daarom vraagt.
Bijzondere situaties die u apart aantekent
- Tegenstrijdig belang. De Wet bestuur en toezicht rechtspersonen, in werking sinds 1 juli 2021, regelt onder meer tegenstrijdig belang van bestuurders. Doet zo'n situatie zich voor, teken dan aan wie zich van deelname aan de besluitvorming heeft onthouden.
- Schriftelijke of digitale stemming. Leg vast op welke wijze uw reglement dat toestaat, welke termijn gold en hoe de stemmen zijn ontvangen.
- Stemmen na een schorsing. Noteer opnieuw het aanwezige stemgewicht als eigenaars tussentijds zijn vertrokken.
- Achterstand in de bijdrage. Sommige reglementen verbinden gevolgen aan een betalingsachterstand. Controleer wat het uwe zegt en teken het aan voordat er wordt gestemd.
Wat het bewaren van deze gegevens oplevert
De directe winst is klein en de indirecte groot. U bent op de avond zelf vijf minuten langer bezig met tellen en noteren. Daarvoor krijgt u een uitslag terug die het jaar erna niet opnieuw ter discussie komt, een verslag dat niet blijft steken in de zin "het voorstel is aangenomen", en een dossier dat een nieuw bestuurslid in één middag begrijpt.
De omgekeerde situatie kent elk bestuur: een verslag waarin niet staat hoeveel stemmen aanwezig waren, waardoor niemand meer kan zeggen of het besluit stand houdt. Die en andere valkuilen komen samen in het overzicht van de fouten waar besturen het jaar daarop op vastlopen. Over de achtergrond van deze werkwijze schrijft Jimenez Julien, de auteur van deze artikelen.
Conclusie: een uitslag is zo sterk als zijn onderbouwing
Zes stappen houden de stemming navolgbaar: de stemverdeling vooraf vastleggen, aanwezigheid en stemgewicht tellen, volmachten volgens vaste regels aannemen, per agendapunt de vereiste meerderheid noteren, de uitslag in stemgewicht optekenen en alle onderbouwing aan het besluit vastmaken. VvE Jaarplan brengt die zes stappen samen in één dossier, zodat de presentielijst, de volmachten en de telling bij het besluit blijven staan waar ze over gaan.
Wilt u zien hoe uw eigen stemverdeling en volmachten in het dossier komen te staan, vraag dan een korte demonstratie aan via het contactformulier. Wij lopen het samen door met de agenda van uw eerstvolgende vergadering erbij.
